Assistant(e) d'Institut (H/F)

Créée en 1875, L'Université Catholique de Lyon (UCLy) est historiquement la première université de la ville. L'UCLy est un établissement privé d'enseignement supérieur à but non lucratif concourant aux missions de service public, et qui porte ses valeurs dans le respect profond de la diversité des opinions et des cultures. L'UCLy accueille plus de 12 000 étudiants sur ses 2 campus Carnot et Saint-Paul dans l'hypercentre de Lyon (Lyon 2ème), et emploie environ 800 enseignants et administratifs.

Mission Principale
Assurer la gestion de scolarité des formations de l'unité dans le respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur.
Participer aux tâches communes du secrétariat avec l'équipe administrative de la Faculté d'Education

Tâches spécifiques (liste non exhaustive)
o Gérer en équipe et en collaboration avec l'attaché de direction, l'administration pédagogique pour les étudiants en Master MEEF et Licence sciences de l'éducation :
Assurer l'accueil, le contact quotidien et la transmission de l'information pour les étudiants, les enseignants et les partenaires institutionnels (INSPE, ISFEC, CEPEC) en direct, par mail et par téléphone.
Être en charge de l'import et de la vérification des données d'inscriptions avec suivi, envoi des certificats de scolarité, envoi des notices informatiques, transmission des cartes étudiantes
Suivre les dossiers administratifs : élaboration des plannings, récupérer les conventions de stages, suivi des absences, suivi des notification CROUS
Organiser la formation sur le plan logistique : réservation des salles et de l'équipement nécessaire au distanciel, préparation des documents administratifs et pédagogiques : émargements, supports de cours, replanification des séances en cas de besoin
Planifier les évaluations en lien avec les responsables des études : réserver les salles et les surveillants, récupération des sujets et des supports d'examens, vérification de la saisie des notes par les ISFEC et le CEPEC, correction sur demande et paramétrage d'ecampus
Commission de parcours : réservation de la salle, clôture des moyennes sur Synergie, paramétrage et impression des listes et PV de cursus, impression des bulletins provisoires, archivage des documents signés sous serveur
Jurys académiques : transmission des listes et PV de cursus au partenaire Lyon 1, archivage des documents retournés signés, publication des résultats dans les délais légaux
Transmissions des notes : remplissage du tableau des codes UE, génération des fichiers CSV et envoi au partenaire Lyon 1
Remise des documents officiels Lyon 1 aux étudiants : suivi de l'émargement, des procurations et des décharges (si remise globale au représentant de l'ISFEC)
Suivre, contrôler la réalisation, et assurer le reporting de certaines actions
Apporter une aide à la mise en ?uvre logistique des manifestations organisées par l'équipe de la faculté d'Education (réunions du Lirefop, journées de rentrée, conférences, colloques, journée d'études, etc )
Assurer un soutien transversal auprès de la direction, des responsables des études et de l'assistante de direction :


Outils spécifiques
Utilisation du logiciel Synergie (gestion pédagogique), SPARC (inscriptions en ligne), d'ADE SOFT (logiciel de planification et de réservation de salle) MOODLE (pédagogie en ligne) TEAMS ou tout autre logiciel de visioconférence accepté par l'UCLY et d'ECAMPUS (intranet pour les étudiants et enseignants) pour l'ensemble des tâches.

Horaires : 36H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1870,65 Euros à 1870,66 Euros sur 12 mois