Assistant(e) d'agence Polyvalent(e) (H/F)

Sous la responsabilité de la Direction Générale, la DRH et RAF, vous serez amené(e) dans le cadre de ses fonctions à effectuer les missions suivantes :

- Gestion du standard et de l'accueil de l'Agence :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des candidats, intérimaires et clients
- Filtrer et rediriger les appels
- Prendre les messages et les transmettre à qui de droit

- Gestion des fournisseurs
- Assurer le suivi des stocks de fournitures
- Passer les commandes
- Vérifier les livraisons
- Valider les factures
- S'assurer du rangement des stocks de fournitures

- Assistanat du Service Paie :
- Utilisation des logiciels de gestion des intérimaires, paie, comptabilité
- Saisir les feuilles d'heures intérimaires
- Saisir les déclarations d'embauche, absence, accident, acompte intérimaires
- Relancer les intérimaires pour obtenir les documents obligatoires
- Relancer les clients concernant les documents obligatoires et les factures en retard
- Saisir, éditer et vérifier les contrats de travail
- Assister sur la préparation et l'envoi des paies intérimaires et factures clients (création et validation des bulletins de paie et factures)
- Gérer, saisir et faire les déclarations d'embauches, absences, accidents, acomptes intérimaires
- Aider à la gestion des plateformes : contrats / relevés d'heures / factures clients

- Assistanat du Service Ressources Humaines :
- Gérer les Cartes BTP
- Gérer le suivi des formations
- Assister sur la gestion administrative des stagiaires
- Assister sur les questions relatives au droit social
- Veiller au respect de la réglementation concernant les contrats d'intérim
- Gérer l'organisation des visites médicales
- Gérer les demandes RGPD

- Assistanat de la Direction :
- Gérer l'agenda
- Organiser les rendez-vous et déplacements professionnels
- Compte-rendu de réunion

- Assistanat commercial :
- Publier des annonces sur les différents jobboards
- Assurer la présélection des candidats
- Organiser et participer aux entretiens candidats
- Gérer le suivi des candidatures
- Gérer le suivi des intérimaires durant leur mission
- Prospection des candidats et clients
- Relancer toutes clientèles potentielles
- Négociation commerciale
- Tenir à jour l'outil CRM
- Relancer les intérimaires pour obtenir les documents obligatoires
- Relancer les clients concernant les documents obligatoires et les factures en retard
- Etablir les reporting commerciaux

- Assistanat des Services Généraux/Communication :
- Assister sur l'organisation des événements internes
- Assister sur les actions de communication et marketing
- Aider à la rédaction et mise en page des documents
- Aider à la gestion des services généraux

- Autres :
- Aider au recrutement interne de l'entreprise (dépôt d'annonce, présélection des candidats, organisation des entretiens, suivi des candidatures, préparation de l'intégration et formation)
- Veiller au maintien de la propreté et du rangement des espaces d'accueil, de travail et de détente.
- S'assurer du maintien des bonnes conditions de travail au sein de l'Agence.
- Transmettre à la Direction toute information utile à l'amélioration des contrats avec la clientèle et le personnel permanent et intérimaire ainsi que toute information ayant trait à la gestion de l'Agence.
- Diverses tâches administratives et d'assistanat
- Appliquer la politique commerciale, stratégique et administrative émanant de la Direction
- Classement/archivage des données du service
- Création et mise à jour des process de son service.

Horaires : 39H Travail en journée

Compétences

• Logiciels comptables - Souhaité
• Codifier une facture - Souhaité
• Codifier un mandat - Souhaité
• Codifier un titre - Souhaité
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Annuel de 25000,00 Euros à 35000,00 Euros sur 12 mois