Assistant(e) d'accueil et facturation (H/F)

Le GRETA Alpes Provence répond aux besoins de professionnalisation tout au long de la vie des salariés, demandeurs d emploi et des jeunes en insertion professionnelle. Depuis plus de 40 ans, les partenariats tissés avec les acteurs économiques et institutionnels (Conseil Régional PACA, Pôle Emploi, Etat, Conseils généraux, Fonds Social Européen, ) rendent nos formations accessibles à tous les publics.

Le GRETA-CFA ALPES PROVENCE recherche un.e assistant.e d'accueil et facturation pour son siège situé à Gap, place de Verdun.

Mission principale :
- Communiquer efficacement avec les différents partenaires et acteurs du GRETA-CFA en assurant l'accueil à 50% du GRETA-CFA ALPES PROVENCE à Gap
- Réaliser les tâches administratives liées à la communication et au courrier
- Apporter une aide au service facturation en fonction des besoins du service (à hauteur de 50%)

Siège du Greta place de Verdun:
- Accueille les personnes et identifier leur demande
- Renseigne les personnes, les oriente ou les accompagne vers l'interlocuteur, le service ou le lieu demandé
- Donne une information de premier niveau
- Réceptionne les appels téléphoniques/mail et les oriente vers les interlocuteurs demandés
- Participe, élabore et diffuse l'information internet externe
- Gère l'envoi et la réception des dossiers de candidature, et la convocation des candidats
- Enregistre et traiter le courrier entrant papier ou électronique.
- Met en forme le courrier départ et divers documents (CFC, Président,)
- Diffuse l'information ; Mise à jour des panneaux d'affichage
- Agence les plaquettes d'information et fiches techniques sur les formations
- Reproduit et archive divers documents
- Maîtrise les offres proposées par le GRETA-CFA
- Tient à jour les fichiers
- Suit le planning des salles, bureaux et véhicules de service et renseigner sur l'occupation et les disponibilités

Démarche qualité
- Contribue à la mise en ?uvre de la démarche qualité au sein du service
- Propose des améliorations

Gestion et suivi des recettes
- Effectue l'ouverture des dossiers de conventions par service - Saisit dans PROGRé les conventions et gère les échéanciers
- Prépare les bons de facturation après vérification des informations transmises par les différents services en vue du transfert vers GFC comptabilité budgétaire
- Édite les ordres de recettes et génère les créances
- Édite les factures après acceptation par l'ordonnateur des bons de facturation
- Effectue l'enregistrement des encaissements
- Effectue les relances et le contentieux

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Rémunération Mensuel de 1811,58 Euros à 2023,26 Euros sur 12 mois