Assistant(e) chargé(e) de la gestion de la vie associative (H/F)

CDD de 7 mois
Remplacement congé maternité

HUMANITE et BIODIVERSITE

L'association « Humanité et Biodiversité » est une association régie par la loi de 1901 et déclarée d'utilité publique. Elle a pour objet le renforcement de la perception et de la prise en compte par tous des synergies et des liens indissociables entre humanité et biodiversité, fondés sur le respect entre les humains et les autres êtres vivants, en particulier les êtres sensibles.
Ses statuts sont consultables sur http://www.humanite-biodiversite.fr/statuts


1/ MISSIONS

L'Assistant(e) chargé(e) de la gestion des adhésions et de la vie associative exerce sous l'autorité hiérarchique de la Directrice et assure en lien fonctionnel avec la responsable administrative et financière, la chargée de mission « vie associative et communication », le Président, les membres du Conseil d'Administration et les référents régionaux les missions visant à renforcer d'une part l'autonomie et les capacités de l'association à agir et d'autre part à développer avec ses adhérents les actions dans les territoires.

Ses missions principales consistent à :

1- Gestion administrative et financière des adhésions :

Il/Elle assure la gestion de la base de données « adhérents » de l'association (+ de 2000). Il/Elle travaille à la mise à jour et suivi des fichiers adhérents et à la transmission des informations pertinentes :

- Gestion de la base de données « adhérents »
- Enregistrement et suivi des adhésions
- Gestion de fichiers adresses
- Export des fichiers à partir de la base de données
- Edition mensuelle des statistiques d'adhésions pour le CA.

Il/elle assure en appui de la Responsable administrative et financière le suivi comptable lié aux adhésions et aux ventes :

- Tableau de suivi des prélèvements automatiques sur Collect Online
- Remise bancaire et synthèse du bordereau de chèque Assoconnect
- Tableau de suivi comptable des recettes via les différentes modalités de paiement et comptes bancaires
- Facturation et enregistrement des ventes
- Suivi des achats réalisés sur la boutique en ligne et envoi des produits du siège

2- Accompagnement des adhérents et mobilisation des bénévoles :

- Accompagnement des adhérents pour les adhésions en ligne sur Assoconnect
- En lien avec la chargée de mission « vie associative et communication » : gestion des appels de cotisation et des rappels/relances
- Traitement et suivi des demandes des adhérents et bénévoles
- Organisation des réunions d'accueil et de formations
- Participation à l'organisation de conférences en visio ou présentiel
- Contribue à l'organisation des rendez-vous avec les bénévoles
- Participe à la gestion des ressources documentaires (favoriser l'accès de la documentation, développer la mise à disposition des expositions, développer un outil de suivi des ressources existantes et proposer la mise en valeur des ressources notamment grâce aux supports numériques).

3- Missions transversales liées au poste

- Renseignement des tableaux de bord et indicateurs pour la Direction,
- Gestion du courrier entrant via la boîte mail et papier
- Saisie et mise en forme de documents
- Aide à la préparation de divers dossiers et réunions
- Formalisation de notes ou de courriers
- Gestion des envois (mise sous pli ; suivi des stocks nécessaires ; etc)

2/ CADRE DE L'EMPLOI

Statut : CDD de 7 mois du 2 novembre 2023 au 31 mai 2024 (remplacement maternité)
Classement en groupe B - Coefficient 260
Salaire mensuel brut : 1983 euros (compris prime ile de France)
Avantages : chèques déjeuners (9? / 60% part employeur) + mutuelle (70% part employeur) + 50% Pass Navigo
Lieu de travail : Paris

Horaires : 39H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Techniques de communication orales, écrites et numériques - Exigé
• Normes rédactionnelles - Exigé
• Méthode de classement et d'archivage - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Transmettre de l'information - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération 1983 euros (compr