Assistant(e) ADV (H/F)

Dans le cadre de notre fort développement d'activité, nous créons un poste d'assistant(e) ADV.
Au sein d'une société d'environ 50 personnes spécialisée dans l'installation et la maintenance de cuisines professionnelles, vos tâches principales seront :

Gestion administrative :
Gestion du standard téléphonique,
Gestion du courrier, gestion des factures et avoirs fournisseurs,
Suivi et mise à jour des tableaux de bords (téléphonie, télépéage, carte TOTAL )

Gestion administrative des chantiers :
Assister administrativement les responsables des services chantier (réalisation de tableaux comparatifs, comptes rendus, mémoire technique, planning, suivi des heures, suivi des CP )
Participer aux diverses réunions du service, faire le lien entre le service commercial et le service installation
Passer les commandes et en assurer le suivi (délai, relances), et réceptionner le matériel
Préparer les dossiers d'installations et suivis (bon de livraison, attestation de formation, attestation de mise en route, attestation de bonne réalisation, Certificat GAZ . Et autres documents nécessaires)
Réaliser la facturation, les avancements de travaux, les relances clients, les demandes de libération de RDG, les demandes de caution pour RDG
Envoyer les feuilles d'interventions aux techniciens monteurs en collaboration avec le Responsable Technique et Coordinateur de travaux
Réaliser les dossiers de candidature des Appels d'offres, et son suivi
Assurer le suivi du stock matériel
Piloter les tableaux statistiques des interventions CHANTIER, suivi des achats, des heures et des frais des techniciens du service Installation.


Réception du matériel et des pièces détachées :
Réception du matériel
Réception des pièces détachées
Réalisation du tableau de suivi des pièces détachées
Distribution des pièces détachées
Retour des pièces et expéditions



Gestion administrative du SAV :
Elaboration du planning des dépannages et des congés
Gestion des feuilles d'intervention
Commande de pièces détachées, relance et suivi des commandes
Faire la saisie des devis SAV
Relancer les devis
Facturation des interventions SAV
Inventaire du stock de pièces détachées et des fluides frigorigènes
Gestion des urgences et des priorités


Parlons un peu de vous :
Bon relationnel
Polyvalent(e)
Autonome
Réactif(ve)
Ayant le sens des priorités
Rigoureux(se)
Organisé(e)
Vous savez vous adapter à différentes situations
Vous maitrisez l'outil informatique

Horaires : 39H Travail en journée

Compétences

• Logiciels comptables - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération SELON EXPERIENCE