Assistant(e) Administration des Ventes H/F

SOCIETE ARD :



ARD (70 salariés, 12.9 M€ CA, 1100 clients en France et International) est un acteur majeur des solutions de sécurité (contrôle d'accès, intrusion, vidéo, smart building), de gestion des identités, et de monétique privative. Elle présente de nombreuses références dans les domaines de l'enseignement secondaire, supérieur et de la Recherche, de la santé, des administrations et collectivités. 

La société ARD s’est engagée dans une politique de management par la Qualité et obtient la certification ISO 9001. Soucieuse de la santé et de la sécurité de ses collaborateurs au travail, la société ARD obtient également la certification ISO 45001.

La société a intégré le groupe VITAPROTECH, constructeur spécialisé dans l’intrusion, le contrôle d’accès centralisée et la vidéo intelligente des sites d’importance vitale, qui réunit 500 collaborateurs, essentiellement ingénieurs, techniciens et experts en sécurité et réalise un CA de près de 100 M€.

Le groupe VITAPROTECH constitue une alliance européenne significative, capable d’adresser des marchés internationaux toujours plus demandeurs en systèmes intégrés.

VITAPROTECH reconnait et récompense la motivation, le savoir-être et la performance face à des projets challengeant en promouvant mobilité et formation.

En adhérant au Global Compact, le groupe VITAPROTECH s'est aussi engagé dans une démarche de Responsabilité Sociale et Environnementale, de manière durable afin d'améliorer la qualité de vie de ses collaborateurs et de les rendre acteurs de ce changement.
 
CONTEXTE & MISSIONS :

Basé(e) au siège de l’entreprise à GAP (05) au cœur des Alpes du Sud, vous garantissez le bon déroulement des ventes entre l’entreprise que vous représentez et ses clients, depuis la prise de commande jusqu’à la facturation, dans le respect des conditions générales de ventes et des contrats négociés. Avec en parallèle le suivi des premières relances clients.
Vous serez en contact permanent avec différents interlocuteurs internes (Assistantes commerciales, comptable, chargés d’affaires, production/logistique, Direction, Siège social…) et les clients.
Vous aurez également en charge, le suivi et la mise à jour des pièces administratives de la société, ainsi que de ses sous-traitants.

Rattaché(e) à la personne Responsable du service, vos missions principales sont les suivantes :

Gestion et suivi des commandes :
* Tenir à jour le fichier client
* Contrôler et garantir la conformité de l’enregistrement des commandes, en veillant au respect des conditions générales de vente et d’achat négociées. En garantissant l’exactitude des informations à transmettre aux services concernés (Administratif – Financier – Technique…).
* Transmettre l’accusé de réception de la commande au client et au chargé d’affaires pour prise en charge technique.

Au cours des différents process de la réalisation des affaires, suivre les possibles actions et échanges entre les services concernés, en respectant les process et obligations administratives validées en amont (bon de retour – Echange matériels...).

Gestion et suivi de facturation :
* Garantir et respecter les informations et obligations administratives et financières relatives à la vente entre les parties prenantes.
* Veiller au respect des conditions générales de vente et d’achat négociées.
* En parallèle de votre Manager, vous gérez la facturation, les avoirs clients, en les transmettant au client, via leur process de dématérialisation associé (Mail – Chorus – Plateforme…), ainsi que les impayés ou les litiges éventuels.


Gestion Administrative :
* Tenir à jour le fichier client
* Suivre la mise à jour des documents administratifs de la Société via différentes plateformes
* Assurer le suivi des pièces administratives de nos sous-traitants

 


LE PROFIL IDEAL


PREREQUIS POUR CE CHALLENGE :
* De formation de niveau BAC + 2 minimum (DUT GEA / PME-PMI, Gestion...) ;
* Expérience dans un poste similaire, dans un environnement PME ( 3 à 5 ans );
* Bonne maîtrise des ERP et logiciels de gestion (SAGE…)
* Excellente maîtrise des outils de bureautique et notamment EXCEL
* Connaissance des bases de la comptabilité et de gestion d’entreprise
* Connaissance des outils de suivi et de gestion de contrats, Marché

En liaison directe avec les clients, et l’ensemble des services de l’entreprise pour la gestion des différentes tâches ADV, votre activité nécessite adaptation, organisation et rigueur.

LES ATOUTS DE NOTRE FUTUR TALENT :
* Sens du service client ;
* Rigueur et organisation ;
* Savoir prioriser les tâches ;
* Goût du travail en équipe ;
* Curiosité, envie d’apprendre et de s’investir sur de nouveaux sujets ;
* Autonomie sur les tâches ;


CE QUE NOUS OFFRONS A TOUS NOS FUTURS COLLABORATEURS :
* Un parcours d’intégration individualisé ;
* Une société à taille humaine ;
* Une collaboration avec des équipes ouvertes et bienveillantes ;
* Un management fondé sur la confiance, le soutien et la responsabilité ;
* Un apprentissage continue avec un plan de développement des compétences annuel et une Plateforme e-learning ;
* Des possibilités d’évolution et mobilité ;
* Une participation aux changements de l’entreprise (votre avis compte !)


PRECISIONS :
* Type de contrat : CDI à temps complet (contrat 39h)
* Statut : ETAM
* Convention collective : Métallurgie
* Rémunération : Selon profil

AVANTAGES :

* TR pris en charge à 60%
* Mutuelle entreprise prise en charge 60%
* Rachat RTT
* Prime de naissance
* Prime de cooptation
* Accord de participation et Epargne salariale
* Chèques cadeaux Noël
* Jours de fractionnement/jours d’ancienneté supplémentaire/Jours enfant malade
* Politique diversité (senior, handicap, jeune, égalité homme femme)
* Forfait mobilité durable pour les déplacements covoiturage et vélo/trottinette (jusqu’à 600 euros par an)
* Café et fruits mis gratuitement à disposition


Le groupe Vitaprotech est ouvert à tous les talents et toutes les différences.