Assistant-e administratif-ve UR06 (H/F)

Missions du poste
Sous l'autorité des deux responsables de l'unité « Logement, inégalités spatiales et trajectoires », l'assistant-e assure l'administration, la gestion financière et la logistique de l'activité scientifique de l'unité. Il-elle est l'interlocuteur-trice privilégié-e des directions et services sur ces domaines de gestion.

Activités principales
- Gérer les déplacements des chercheurs (ordres de mission, états de frais, inscriptions aux colloques, réservation des transports) et assurer la gestion des frais de missions ;
- Organiser la planification, gestion administrative et logistique des manifestations scientifiques régulières (séminaire mensuel et journée d'unité annuelle) ou occasionnelles ;
- Gérer les dépenses de l'unité de recherche et des projets de recherches : préparation et suivi de l'exécution du budget, lien avec les partenaires et services, saisie des opérations de dépenses de l'engagement au service fait sur le SI financier ;
- Accueillir et favoriser l'intégration des nouveaux personnels de l'unité de recherche (doctorant-es, chercheur-es associé-es, chercheur-es étranger-ères, chercheur-es en délégation, stagiaires, etc.) ;
- Assurer le secrétariat de l'unité de recherche (courrier, accueil téléphonique, gestion des plannings des réunions, gestion des fournitures, archivage, diffusion des informations, etc.) ;
- Assurer la gestion d'un « mini-site » web pour l'unité de recherche.


Profil recherché
Formation BTS Assistante de direction ou secrétariat, une première expérience au sein de la fonction publique ou au sein d'un EPST serait un plus.


CONNAISSANCES :
- Connaissance du fonctionnement de la fonction publique ;
- Technique de rédaction administrative
- Notions sur le cadre budgétaire et comptable public (grands principes, chaine de la dépense, AE/CP, etc.).
- La pratique de l'anglais est un plus

COMPETENCES OPERATIONNELLES :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier parfois contraint et un environnement aux multiples interlocuteurs (chercheur-es, personnels d'appui ou de support, interlocuteurs extérieurs) ;
- Appliquer et diffuser des procédures et des règles ;
- Travailler en équipe ;
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (Word, Excel, messagerie électronique, logiciel budgétaire et comptable (PEP), logiciel de gestion des déplacements temporaires (GFD)) ;
- Savoir gérer l'organisation d'une réunion, d'un évènement, ou d'un déplacement professionnel ;
- Aisance relationnelle et rédactionnelle ;
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie et alerter le cas échéant.

COMPETENCES COMPORTEMENTALES
- Sens de l'organisation ;
- Gestion des priorités ;
- Rigueur/fiabilité ;
- Capacités d'initiative, d'adaptation et de réactivité
- Polyvalence ;
- Capacité d'adaptation aux nouvelles techniques et souhait de se former pour acquérir de nouvelles connaissances.

Horaires : 37H55 Travail en journée

Compétences

• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Contrôler la conformité des données ou des documents - Souhaité
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2111,00 Euros sur 12 mois