ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) SOCIAL / RESSOURCES HUMAINES (H/F)

En lien et sous l'autorité de la responsable administration et finances, l'assistant(e) administratif(ve) social / ressources humaines réalise principalement les tâches administratives liées aux ressources humaines de l'association. Cependant deux personnes se partagent la charge de travail administratif. Elles peuvent être amenées à s'épauler sur leurs tâches respectives.

ACTIVITÉS ET TACHES RELATIVES À LA FONCTION
Assistance à la gestion des ressources humaines (65 ETP)
- assurer la gestion administrative des recrutements, renouvellements et sorties des personnels en parcours d'insertion, en lien avec les accompagnateurs socio-professionnels
- participer au suivi social mensuel : maladies, congés, absences, planning, préparation des paies,
- mettre à jour les tableaux de bord, assurer le stockage et la mise à jour des données personnelles
- rechercher des informations (droit du travail notamment) et synthèse pour aide à la décision
- obtenir et transmettre les pièces nécessaires au cabinet comptable externe, les classer en interne
- contribuer à l'amélioration continue des procédures internes

Secrétariat général
- accueil téléphonique et physique, orienter vers l'interlocuteur concerné, prendre et diffuser des messages
- gérer, trier et distribuer le courrier arrivée et départ, rédiger divers courriers,
- classer, archiver les documents administratifs,
- gérer et suivre les adhésions,
- gérer le stock et les achats de consommables, ...

Assistance à la gestion comptable et financière (ponctuellement)
- rédiger des factures clients, assurer le suivi des règlements,
- assister au montage et au suivi administratif de dossiers (de financement, appels d'offre, ),
- gérer les relations avec les fournisseurs de services (assurance, copieur, réseaux, téléphonie, ...)
- vérifier les notes de frais, les factures fournisseurs,
- saisir les caisses (3 magasins)

Contribution à la dynamique de groupe et à la démarche de progrès
- participer aux réunions de l'équipe de permanents
- participer aux groupes de travail internes quand c'est pertinent
- organiser la logistique de réunions et d'évènements (réservation de salles, invitations, pot d'accueil,...)

RELATIONS FONCTIONNELLES
Relations internes :
- Avec les candidats aux postes en insertion : prise de rendez-vous, dossier administratif
- Quotidiennes avec les accompagnateurs socio-professionnels, la responsable administration et finances, et les responsables de secteurs
- Régulières avec la direction et les autres permanents de l'association
- Occasionnelles avec les salariés polyvalents de l'association
Relations externes ponctuelles : cabinet comptable, financeurs, OPCO, organismes de formation...
Il est attendu une discrétion et un discernement de la diffusion des informations internes et externes.

PLACE DANS LA HIÉRARCHIE
L'assistant(e) administratif(ve) est placé(e) directement sous la responsabilite de la responsable administration et finances.

COMPÉTENCES REQUISES
Connaissances sur la réglementation du travail et la gestion des ressources humaines
Connaissance du fonctionnement d'une association
Rédaction et mise en page de courriers administratifs
Excellente maîtrise des outils informatiques et bureautiques (traitement de texte, tableur, internet)
Excellentes capacités rédactionnelle et orthographique
Capacités relationnelles tant au téléphone qu'en direct ou par écrit, bonne élocution
Capacité à obtenir les informations ou documents attendus

CONDITIONS PARTICULIÈRES
Poste fixe basé à Briançon, à pourvoir dès que possible
Travail en bureau partagé
Permis véhicule léger nécessaire (véhicule de service mis à disposition)
Durée prévisionnelle : 12 mois - pouvant évoluer sur un CDI et sur un temps plein
Expérience significative dans la fonction indispensable

Horaires : 24H Travail en journée

Compétences

• Législation sociale - Souhaité
• Documents d'embauche - Exigé
• Organiser la logistique des recrutements et des formations - Exigé
• Réaliser la gestion des arrêts maladie - Exigé
• Préparer les éléments constitutifs de la paie - Exigé
• Réaliser des déclarations réglementaires - Exigé
• Contrôler la conformité des données ou des documents - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Réaliser des opérations liées à la gestion des ressources humaines - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1395,00 Euros