Assistant-e administratif-ve (H/F)

L Institut national d études démographiques (Ined) est un établissement public à caractère scientifique et technologique (EPST). Il a pour mission de mener des recherches sur les différentes problématiques démographiques (fécondité et famille, santé et mortalité, migrations, etc.) et d informer le public et les chercheurs des évolutions en cours. L Ined compte environ 240 agents (agents titulaires, doctorants, agents contractuels ...) et accueille de nombreux chercheurs associés ou invités.

Descriptif du service ou du projet
L'unité « Mortalité, santé, épidémiologie » s'intéresse à la mortalité et à l'état de santé des populations, en France et dans le monde. Dans le domaine de la mortalité, les recherches portent sur les évolutions et les différences d'espérance de vie, sur la mortalité aux très grands âges et sur les causes de décès. La santé est abordée sous divers angles (maladies chroniques, situations de handicap ou de dépendance, santé perçue), du point de vue de ses conséquences et de ses déterminants. L'équipe comprend 16 chercheurs, 5 chercheurs associés, 4 doctorants et 3 post-doctorants (https://www.ined.fr/fr/recherche/equipes-recherche/UR05).

Missions du poste
La personne recrutée occupera les fonctions d'assistant-e de l'unité de recherche. Il-elle assurera, sous l'autorité des responsables de l'unité de recherche, le support de proximité de l'activité scientifique de l'unité. Il-elle sera l'interlocuteur-trice privilégié-e des directions et services de l'institut sur les domaines administratif, financier et logistique.

Activités principales
- Assurer le secrétariat de l'unité de recherche (courriers, accueil téléphonique, gestion des plannings des réunions, gestion des fournitures, archivage desinformations, photocopies, scan de documents, diffusion des informations orales et écrites) ;
- Gérer les ordres de mission et états de frais des missions des chercheurs, inscriptions aux colloques (France et étranger) ; achat en ligne des titres de transport etsuivi. Collecter des pièces justificatives et assurer la préparation à la liquidation des frais de missions ;
- Organiser les manifestations scientifiques (prise en charge des intervenants, réservation des salles, obtention de devis, coordination avec les services de l'Ined et les prestataires extérieurs, mise en forme du programme, diffusion, accueil des participants ) ;
- Contribuer à la préparation, au suivi du budget et assurer la gestion administrative des projets de recherche de l'unité de recherche ;
- Exécuter le budget des projets de recherches : générer les bons de commande pour les dépenses de fonctionnement ; suivre l'exécution des commandes/ prestation et s'assurer du service fait. A cet égard, l'assistant-e exerce une vigilance particulière sur la disponibilité des crédits et jouer un rôle d'alerte tant auprès des chercheur-e-s que du servicebudgétaire ;
- Accueillir et favoriser l'intégration des personnels non permanents de l'unité de recherche (doctorants, chercheurs associés, chercheurs étrangers, chercheurs en délégation, stagiaires ) ;
- Assurer la gestion d'un « mini-site » web pour l'unité de recherche.

Horaires : 37H55 Travail en journée

Compétences

• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Contrôler la conformité des données ou des documents - Souhaité
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2111,00 Euros sur 12 mois