Assistant(e) Administratif(ve) (H/F)

L'IRFA accompagne depuis plus de 40 ans l'ensemble des secteurs d'activité du sanitaire, social et médico-social dans leurs formations avec plus de 900 clients et partenaires qui nous font confiance. Nos 1 200 formateurs dispensent plus de 400 formations tout au long de l'année et s'adaptent aux objectifs demandés. Chaque année, c'est plus de 22 500 salariés, stagiaires ou demandeurs d'emploi qui sont formés avec l'IRFA.

L'ENTREPRISE :

Le Groupe IRFA Formation, créé en 1979 sur des valeurs humanistes, se positionne sur un marché de la formation professionnelle tout public toujours plus exigeant grâce à son expertise et son accompagnement.
le Groupe IRFA Formation se positionne sur un marché de la formation professionnelle tout public toujours plus exigeant grâce à son expertise et son accompagnement. Depuis plus de 40 ans, IRFA Formation accompagne les individus, les salarié(e)s, les demandeur(euse)s d'emploi et les entreprises dans les phases de transitions professionnelles par le biais d'action de formation, de qualification, de remobilisation et de retour à l'emploi dans différents domaines : formations générales, orientation, insertion sociale et professionnelle, transition, socle savoirs, sanitaire, social, médico-social, services à la personne, commerce, vente, distribution, hôtellerie-restauration, bureautique, informatique-numérique, sécurité-prévention.

Notre mission : l'investissement quotidien au service de nos apprenants pour les insérer, les professionnaliser, les former avec toute notre expertise et les placer durablement dans le monde de l'entreprise !

Dans le cadre de l'obtention des marchés des Hauts-de-France, nous sommes à la recherche de plusieurs Assistant(es) Administratif(ves). Les postes sont à pourvoir en CDD pendant 8 mois.

Les postes sont placés sous la responsabilité du Responsable ou Référent(e) Administratif(ve).

Ces postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

MISSIONS ADMINISTRATIVES :

- Accompagner les formateurs dans l'utilisation du Kit administratif du marché et alerter la Référente Administrative en cas de dysfonctionnement
- Assurer le suivi administratif des conventions dans le respect du cahier des charges du CCAP, cahiers des clauses administratives particulières du marché. Et la législation en vigueur.
- Préparer les documents administratifs nécessaire à l'ouverture d'actions (système d'information externes : CARIF, KOUROS, EOS, SAFIR, ARGOS, FORPRO)
- Constituer, contrôler et suivre le dossier de rémunération des stagiaires
- Suivre et déployer le Kit administratif

MISSION ACHATS ET GESTION DES ÉQUIPEMENTS :

- Assurer la maintenance de premier niveau des équipements et contacter les fournisseurs pour dépannage
- Gérer les commandes de fournitures administratives sur demande de la Direction

MISSIONS COMMUNICATION :

- Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité
- Entretenir des relations de qualité avec les clients et partenariats
- Transmettre au commanditaire et/ou au siège les données dans les délais prévus dans le SMQ et issus des exigences clients

MISSIONS GESTION QUALITÉ :

- Saisir les résultats et indicateurs quantitatifs et qualitatifs des actions de formation.
- Être à l'écoute des réclamations clients.
- Contribuer au respect et à l'amélioration du SMQ

PROFIL SOUHAITÉ :

- Vous êtes de formation minimum BAC, Niveau 4 en gestion administrative et commerciale
- 1 an d'expérience professionnelle, connaissances générales dans le domaine du secrétariat
- Respect des processus administratifs
- Aisance relationnelle et communicationnelle (orale et écrite)
- Capacité d'organisation, rigueur, autonomie
- Maîtrise des outils bureautiques, suite Google idéalement
- Connaissance des logiciels suivant : Argos ; Kairos ; SC Form

Type d'emploi : CDD, à temps complet
Date de recrutement : à partir de septembre pendant 8 mois
Lieu de travail principal : Lille - Arras
Rémunération : Palier 5 de la Convention Collective des OF (à partir de
1826,48 mensuels bruts)
Avantages : Titres restaurant, intéressement/ participation (en fonction des résultats de l'entreprise)

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1826,47 Euros à 1826,48 Euros sur 12 mois