Assistant-e Administratif-ve (H/F)

L'assistant-e administratif-ve est garant-e de la qualité de service à l'habitant (écoute, prise en compte de sa demande,
organisation de la réponse, suivi des délais de réponse).
Il/elle doit assister les technicien-es et les cadres avec cet objectif.
Il/elle doit être en capacité de faire des propositions méthodologiques en ce sens.

Curiosité intellectuelle
Sensibilité sociale
Résistance au stress
Qualités relationnelles
Aptitude au travail en équipe
Adaptabilité et souplesse
Réactivité, rigueur et organisation

Fonction(s) de rattachement :
Chef de service SCHS
Fonction(s) encadrées : non

Mission(s) :
Gérer l'accueil téléphonique et l'accueil du public (prise de messages, identification de la demande, apport de premiers
éléments d'information au public, évaluation de l'urgence, organisation de la réponse à apporter avec le technicien ou le
cadre)
Suivre administrativement l'ensemble des dossiers et plaintes en insalubrité (suivi de courriers, plaintes en insalubrité,
rapports, notification, organisation de RV ou réunions ) dans un logiciel spécifique (Esabora)
Assister quotidiennement les technicien-es et cadres (classement, organisation d'agendas, montage de RV et réunions,
relances des dossiers en attente )

Responsabilité(s) et résultat(s) attendu(s) :
Qualités relationnelles
Aptitude au travail en équipe
Adaptabilité et souplesse
Réactivité, rigueur et organisation

Interlocuteur(s) :
Tous quartiers + communes associées
Public externe

Compétences(s) métier :
Accueil physique et téléphonique
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, internet)
Aptitude à travailler sur logiciel spécifique, bases de données, et agendas partagés
Connaissance des techniques et procédures administratives (rédaction de courriers, rapports, PV, arrêtés, procédures de
notification et d'affichage )

Compétences(s) comportementale(s) :
Curiosité intellectuelle
Sensibilité sociale
Résistance au stress

Permis demandé pour la candidature : Non

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Normes rédactionnelles - Exigé
• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Modalités d'accueil - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Rémunération 1748 Brut