Assistant(e) Administratif(ve) (H/F)

Vos tâches :
- Gestion des messageries.
- Accueil physique et téléphonique (analyse de la demande, orientation vers l'interlocuteur-rice concerné-e).
- Organisation des rendez-vous, des réunions et leur logistique (réservation matériel, salle, déplacements, etc).
- Préparation des dossiers, mise en forme et diffusion de divers documents (courriers, comptes rendus de réunions, etc.).
- Aide au suivi des budgets et au suivi administratif du Service (traitement des factures et bons de commande).
- Capacité à collecter et à compiler les informations recueillies auprès d'acteurs et/ou de partenaires à la demande de la responsable ou des chargé-e-s de mission.
- Veille du respect des calendriers et relance au besoin.
- Suivi des tâches : agendas, planning, délais des évènements.
- Suivi des procédures, projets et subventions (cf. tableaux de bord du service)
- Suivi sur tableur des dossiers contrat de ville, des dossiers ANRU, ...
- Enregistrement et suivi du courrier (départ/arrivée) ainsi que classement et archivage de documents papier et numérique.

Profil attendu :
Bac + 2 et/ou une expérience significative dans un poste équivalent.

Savoirs :
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne des collectivités et comprenant le rapport aux élus.
- Traitements des demandes des usagers, des institutions et des différents interlocuteurs.
- Aptitude au travail en équipe.
- Capacité rédactionnelle.

- Maîtrise des logiciels informatiques (World, Excel, Powerpoint, Internet, ).
- Maîtrise des outils bureautiques usuels ainsi que les techniques d'accueil et de secrétariat.
- Capacité à rédiger des documents techniques et administratifs liés au domaine d'activité.
- Communiquer et faire passer des messages auprès de publics variés (services municipaux, usagers, bailleurs, ).
- Sens de l'organisation.
- Capacité à prioriser, faire face aux imprévus et à s'adapter à différents types de situations.

Pour pouvoir postuler à ce poste, vous vous devez d'être éligible à l'aide à l'embauche type CUI CAE PEC.
Il vous faut vérifier cela auprès de votre conseiller référent pole emploi ou mission locale ou PLIE ou Cap Emploi

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
• Modalités d'accueil - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Réaliser une veille documentaire - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Transmettre de l'information - Souhaité
• Collecter et analyser des informations - Souhaité
• Gérer un planning - Exigé
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier - Souhaité
• maitrise du pack office - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Horaire de 11,52 Euros sur 12 mois