Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

L équipe BUGEY AINTERIM, c est la connaissance des bassins d emploi des départements du 01/73/74/38. L expérience acquise sur ces bassins d emploi permet de mieux comprendre les attentes des clients et des candidats pour ainsi faciliter la mise en adéquation : Offres d emplois/Compétences disponibles.
INDUSTRIE-BE/TERTIAIRE-BTP-ESS

Créée en 1990, notre client est une entreprise leader sur son marché de la conception et la fabrication de signalétique touristique.

Venez rejoindre une équipe dynamique avec de fortes valeurs liées à la mise en valeur et le respect de l'environnement.

Votre mission principale : Garantir la livraison et la faturation des prestations et assurer l'accueil physique et téléphonique.

VOS MISSIONS :

Administrer la norme ISO 14001

Mettre à jour les documents de mesure des consommations de l'entreprise

Saisir les données de consommation des factures sur le tableur excel

Plannifier les révisions des installations, équipements et outils industriels au regard de la norme

Noter les rappels de dates d'intervention de contrôles

Archiver les dossiers de contrôle

Prendre rendez-vous avec les opérateurs de contrôle

Comparer les offres d'intervention

Rapporter aux responsables de l'entreprise les indices de non-conformité et besoins d'intervention

Programmer les formations obligatoires (SST, incendie, )

Mettre à disposition des auditeurs les documents d'attestation de visite

Organisation de la livraison

Contacter les clients pour vérifier ses contraintes de réception de la marchandise

Rechercher les transporteurs en capacité de livrer selon les contraintes et exigences du client

Apprécier la qualité de service et le prix proposé au regard des caractéristiques et contraintes de la livraison

Collecter les données auprès des services concernant les volumes, nature et exigences de livraison

Choisir le transporteur adéquat, pour les livraisons ou pour les transports sur achat

Caller la date de départ avec les services

Signer les bons pour accord des prestations de transport

Facturation

Réceptionner les factures des fournisseurs

Vérification des factures fournisseurs avant transmission en compta

Etablir les factures à partir de l'ERP et des modalités négociées avec les clients

Collecter les données de facturation manquantes sur l'ERP auprès des services

Adresser la facture par mails ou par courrier papier

Déposer les factures sur les plateformes Chorus et autres

Relancer les clients dont les factures ne sont pas payées

Corriger les factures refusées par le client

Secrétariat accueil

Tenir le standard téléphonique

Recevoir les visiteurs

Répondre aux demandes d'information (mail, téléphone ou physique)

Orienter les interlocuteurs vers les personnes ou services adéquats (mails, téléphone ou physique)

Prendre en note les messages ou demandes particulières

Transférer les appels téléphoniques

Archiver les dossiers de production des projets

Ouvrir et oblitérer les courriers

Dispacher courriers et mails

Poster les courriers

Intendance services généraux

Faire l'appoint des machines à eau ou à café

Appeler les services de maintenance des appareils

Commander les consommables auprès des fournisseurs

Compléter les consommables toilettes, gobelets, petite intendance vie quotidienne

Ranger les produits de consommation pour les réunions, manifestations

Acheter les produits de convivialité des manifestations

Programmer les interventions de ménage et d'entretien des locaux

Comportements attendus

Amabilité, diplomatie, sourire et politesse, discretion

Prioriser son activité

Capacité à collaborer et installer un travail d'équipe

Respect des procédures mise en place

Développement d'un travail collaboratif avec les autres services

Porter les valeurs de l'entreprise

Valoriser l'image de l'entreprise

Adopter une communication constructive et bienveillante

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Horaire de 12,50 Euros à 13,50 Euros