ASSISTANT-E ADMINISTRATIF-VE F/H

La Direction Sols et Revêtements est investie dans les métiers évaluation/expertise, certification et essais du CSTB dans le domaine des procédés de sols et des revêtements de sol. Elle s'attache à étudier les procédés qui viennent au-dessus du plancher support et qui peuvent apporter des performances variées à l'ouvrage, telles que des performances d'étanchéité, thermique, de chauffage ou acoustique par exemple.

La division Certification recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour le domaine des revêtements.

Vos principales missions :
-Assurer le traitement administratif des dossiers de demande de certification via outil informatique SIPP (gestion des recevabilités, enregistrement des envois de rapports d'essais ou d'audits, enregistrement des réponses clients, envoi de certificats, ) et papier (création des pochettes de dossiers, impressions, ).
-Rédiger des courriers et mails selon des trames types.
-Réaliser des saisies diverses sur Word et Excel.
-Maintenir à jour la liste des clients / contacts.
-Créer des devis sur Péga (outil informatique) : statut ADV.
-Créer des demande de facturation sous SAP.
-Assurer le suivi de paiements.
-Assurer le suivi des délais et relances associées.
-Assurer la gestion administrative de réunions de Comité Particulier (réservation de salles ou lien Teams, invitations, nominations de membres, envoi de compte-rendu, alimentation et mise à jour d'un portail documentaire, ).
-Assurer les contacts téléphoniques français et anglais.
-Réaliser le scan de documents, classement et archivage.

Profil (formations, compétences, expériences ):
-De formation Bac+2 type BTS dans le domaine de l'assistanat / du secrétariat, vous avez une première expérience réussie sur une fonction d'assistant administratif.
-Vous maitrisez l'anglais (écrit et oral) pour répondre aux clients (téléphone et email).
-Vous maîtrisez le Pack office, idéalement vous avez des connaissances sur SAP.
-Vous avez une aisance en informatique pour vous adapter aux différents logiciels à utiliser au quotidien.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Langues

Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 31000,00 Euros à 35000,00 Euros sur 13 mois