ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (ve) ETAT-CIVIL (H/F)

Vous intègrerez le service Etat-Civil composé d'une équipe administrative de 3 agents. Sous l'autorité du Responsable du service Population, vous aurez la charge de l'accueil et l'accompagnement des usagers en matière d'état civil et du recueil et du traitement des titres sécurisés : Cartes Nationales d'Identité et Passeports.

Vous participerez activement à la représentation positive de l'image de la collectivité et du service public afin que les usagers soient accompagnés administrativement et humainement dans leurs diverses démarches, notamment au travers du service d'instruction des titres d'identité nouvellement proposé par la commune.


ACCUEIL DU PUBLIC
- Savoir identifier, analyser les demandes afin d'accompagner les usagers dans la gestion de leurs attentes ou l'orientation de celles-ci
INSTRUCTION DES DEMANDES DE CNI / PASSEPORTS :
- - Instruire les dossiers Carte Nationale d'Identité & Passeport
- - Maitriser le processus et le déroulement des opérations
- - Vérifier l'authenticité des actes et documents produits
- - Contrôler- la validité des documents et dossiers
- - Réceptionner les retours des titres sécurisés
- - Effectuer les remises des titres sécurisés
- - Gérer les plannings des rendez-vous
- - Alerter & suivre les dossiers
ETAT CIVIL
- Réception, établissement et mise à jour des actes d'Etat-Civil dans les conditions de sécurité juridique requises
- Etablissement des dossiers de mariage, PACS et de parrainage civil
- Délivrance de divers documents et attestations administratifs : titres de séjour, attestation d'accueil, recensement, légalisation de signature, certificat de vie, certificat de domicile, etc.

MISSIONS ANNEXES

LOGEMENT
- Accueil, accompagnement et renseignement des demandeurs
- Gestion administrative et suivi des demandes de logements locatifs (bailleurs sociaux + communaux)
ELECTIONS
- Gestion des demandes d'inscription et de radiation
- Préparation de la commission communale de contrôle
- Aide à la préparation matérielle des scrutins électoraux et présence les jours de scrutin
CIMETIERE
- Gestion des concessions funéraires
- Suivi des opérations funéraires en lien avec les services municipaux concernés
RECENSEMENT DE LA POPULATION
- Mise à jour de la liste annuelle des travailleurs frontaliers transmise par le Conseil Départemental
- Préparation matérielle des enquêtes de recensement de la population (tous les 5 ans)
GESTION DU COURRIER (occasionnellement)
- Traitement des courriers et courriels ainsi que tous travaux complémentaires

SAVOIR-FAIRE et SAVOIR-ETRE

Accueillir le public avec une grande qualité d'écoute et de dialogue, sens des relations humaines
Organiser son temps de travail
Gestion des plannings de RDV
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Bonne expression orale et écrite (maîtrise de la langue française)
Connaissances de l'organisation et du fonctionnement d'une collectivité
Aisance d'utilisation des outils informatiques (utilisation quotidienne plateforme sécurisée des titres d'identité, WORD, EXCEL, internet et logiciels professionnels/Berger-Levrault un atout)
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Savoir rendre compte
Rechercher et diffuser les informations
Respect de la confidentialité et du devoir de discrétion


Expérience en fonction publique territoriale souhaitée

Horaires : 37H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Indice fontion pu