ASSISTANT(E) Administratif(ve) et Gestion - H/F (H/F)

Groupe de laboratoires

Rôle et responsabilités
Apporter un soutien administratif efficace au Directeur Adjoint.
Bienveillance, rigueur, implication, seront les 3 axes de votre quotidien pour optimiser les performances de chacun.

Exigences du poste
Secrétariat
- Gestion des appels téléphoniques (entrants et sortants)
- Réception, rédaction et transmission des courriers et des courriels
- Gestion et préparation des déplacements (billets, hôtels...) de la hiérarchie
- Tri et organisation du classement de documents et dossiers
Gestion administrative
- Saisie des factures sur le logiciel commercial Gescom
- Ventes ouvrages, participation aux différentes manifestations organisées (stages nationaux, cours mensuels, conférences, etc.)
- Collecte d'informations comptables (note de frais, factures...), suivi du tableau de trésorerie
- Archivage papier et numérique des pièces comptables et administratives
- Envoi des attestations d'assurances aux professeurs.
Organisme de formation
- Saisie des factures de scolarité des élèves-professeurs sur le logiciel commercial Gescom
- Rédaction des attestations de participation aux stages des élèves professeurs
Missions générales et vie associative
- Saisie et suivi des adhésions, mise à jour de la base de données
- Relecture des outils de communication (plaquettes, bulletins d'inscription, dossiers de participation aux stages nationaux, site internet )
- Suivi des commandes et gestion des stocks d'ouvrages
- Affranchissement et expédition des commandes.

Vous bénéficiez d'une expérience significative en qualité d'Assistant(e) et vous excellez dans la gestion documentaire des dossiers administratifs. Vous avez un bon sens relationnel et vous avez le goût des chiffres.
Votre sens de l'organisation est irréprochable et votre vivacité intellectuelle vous permet de vous adapter aux différents sujets. Vos journées seront faites de tâches variées et polyvalentes !
Vous savez faire preuve de rigueur et d'implication dans votre travail.

EXOS vous accompagnera pendant la durée de votre mission et prendra en charge l'administration de votre contrat, les déclarations légales, la production de vos salaires.

L'Entreprise Utilisatrice
Association d'étude et pratique d'activités dédiées au bien-être, formation diplômante, formation continue, conférences, cours, stages, diffusion d'ouvrages et de revues.

Ce qu'on attend de vous
Rigueur, organisation, autonome, adaptation, bon relationnel, respect de la confidentialité.
Bonne orthographe et qualités rédactionnelles.

Qualifications / profil et compétences
Bac + 2 assistanat, secrétariat, gestion
Maîtrise du PackOffice, Internet, messagerie électronique, goût pour les outils numériques
Connaissance de Gescom appréciée

Avantages
du lundi au vendredi, de 9h à 17h (pas de télétravail)

Secteur Activité et profil de l'entreprise
Association

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Annuel de 26000,00 Euros à 26400,00 Euros sur 12 mois