ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET COMPTABLE (H/F)

Dans le cadre de son développement et après le départ de son assistante, le Citepa recherche :

un(e) assistante(e) administratif(ve) et comptable

pour intégrer l'équipe de 3 personnes composant le département AFFAIR (Administration des ventes, Finance, Formation, Accueil, Informations/intendance, Ressources humaines).
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Le poste est à pourvoir dès que possible.

La personne recherchée participera à des missions très diverses :

1. Missions relatives aux domaines administratifs et comptables
- Accueil, standard, enregistrement et distribution du courrier
- Portage de courriers France et International, commande de coursiers
- Intendance et organisation, stockage : approvisionnement en fournitures courantes hors IT et en fournitures sanitaires & alimentaires pour les salariés mais aussi pour les visiteurs, maintenance des locaux et lien avec interlocuteurs afférents
- Relation avec les fournisseurs dont téléphonie, reproduction interne et externe, entreprise et personnel de nettoyage, services de messageries
- Organisation de missions : réservations transports & hôtels, demandes de visas, rédaction des ordres de mission
- Appui aux réunions, colloques et autres évènements en nos locaux ou non (préparation/réservation des salles de réunion, accueil des participants, mise à disposition de boissons/viennoiseries, réservation hôtels/restaurants )
- Assistance à la préparation des sessions de formation (gestion des inscriptions, établissement des conventions et feuilles d'émargement, gestion des salles de formation )
- Participation à certaines opérations comptables (gestion des notes de frais et avance de frais, gestion des cartes affaires, vérification et saisie des factures fournisseurs et autres tâches ; selon les directives des responsables)
- Participation à certaines opérations d'administration des ventes (facturation, aide montage de dossiers de réponse aux appels d'offre, mise à jour documents de support ; selon les directives des responsables)
- Participation à la gestion de boites e-mail (recrutement et autres )
- Rédaction de courriers & rapports, classement de documents
- Suivi des travaux de reproduction externe
- Prise de notes en réunion, rédaction de compte rendus, aide au secrétariat juridique
- Recherche d'informations diverses dans le cadre des travaux réalisés au CITEPA
- Demandes diverses du département affaire ou de la direction (CODIR).

2. Missions relatives aux relations avec les partenaires du CITEPA et à sa communication.
- Contacts d'accueil avec les partenaires existants ou potentiels (adhérents, non adhérents, clients, fournisseurs, partenaires) du CITEPA en France et à l'étranger
- Contact et relance des participants aux évènements du CITEPA (petits-déjeuners, Journée d'Etudes...)
- Aide ponctuelle à l'équipe communication.

Horaires : 37H30 Travail en journée

Compétences

• Procédures de recouvrement de créances - Souhaité
• Comptabilité générale - Souhaité
• Comptabilité fournisseurs - Souhaité
• Logiciels comptables - Souhaité
• Gestion comptable - Souhaité
• Rédiger des documents comptables en anglais - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Définir des besoins en approvisionnement - Souhaité
• Contrôler la conformité des données ou des documents - Souhaité
• Réaliser un inventaire - Souhaité
• Organiser et contrôler un approvisionnement - Souhaité
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Exigé
• Réaliser des opérations comptables - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Bonne maitrise du francais - Exigé
• Pratique d'Outlook et de Teams - Exigé
• Rigueur Autonomie Organisation Goût du service - Exigé

Langues

Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Annuel de 28000,00 Euros à 32000,00 Euros sur 12 mois