Assistant-e administratif-ve de services (H/F)

Le Centre Inria de Lyon officiellement crée en janvier 2022 ne dispose pas encore de l'ensemble des services support d'un centre classique, mais plusieurs services sont créés et nécessitent l'accompagnement de l'Assistant (e) recherché (e) : Service Communication et Médiation, Service Transfert et Innovation Partenariale, Service Ressources humaines, Service Expérimentation et Développement.

Rattaché(e) hiérarchiquement à la Secrétaire Générale du centre, l'assistant(e) apportera un support administratif aux responsables et aux membres des services dont il/elle a la charge.

1/ Secrétariat et budget
Gérer le courrier, les mails, les appels téléphoniques, l'accueil des visiteurs des services,
Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l'activité des services et en assurer le
classement et l'archivage (physique/numérique),
Organiser les déplacements des membres des services suivis,
Suivre les budgets des services: gérer les achats depuis la demande de devis jusqu'à la
facturation, gérer les tableaux de bord budgétaires.

2/ Organisation et logistique
Participer à la gestion du courrier du centre,
Participer à l'organisation d'événements pour le centre et les services.

3/ Ressources Humaines
Organisation logistiques des formations : réservation de salles, accueil...
Organisation logistique des journées d'accueil des nouveaux entrants
Suivi de certains dossiers RH

Avantages:

Restauration subventionnée
Transports publics remboursés partiellement
Congés : 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
Possibilité de télétravail (90 jours par an flottants) et aménagement du temps de travail
Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des ?uvres sociales d'Inria)
Accès à la formation professionnelle
Participation employeur mutuelle santé (sous conditions)

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Définir des besoins en approvisionnement - Souhaité
• Organiser le traitement des commandes - Souhaité
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1783,00 Euros à 2012,00 Euros sur 12 mois