Assistant-e administratif-ve de la Direction TEM (H/F)

ROLE
Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice Transition Ecologique et Mobilités :

- Vous assurez les fonctions d'assistante de l'encadrement dans la mise en ?uvre des objectifs institutionnels et dans l'organisation de la direction ;
- Vous assurez dans une fonction polyvalente l'organisation administrative de la direction dans ses domaines de compétences (Transitions, Energies, Mobilités, Biodiversité, Forêts, GEMAPI ), en lien avec l'ensemble des membres de la direction et des autres directions de la collectivité.
ACTIVITES PRINCIPALES

Dans le cadre de votre mission, vos activités consistent en :

- Assurer le secrétariat de la direction
- Mettre en forme tous les types de courrier
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers (notes diverses, projets de délibération, comptes rendus )
- Assurer le suivi du courrier et le départ du courrier
- Réceptionner les appels téléphoniques, renseigner les usagers et prendre les rendez-vous
- Organiser les réunions de services et de la commission (réserver la salle et le matériel requis, préparer les convocations, établir la liste des présences, préparer la trame des comptes rendus)
- Trier, classer et archiver des documents

- Apporter une collaboration à la directrice et aux chargés de mission
- Renseigner des tableaux de suivi des activités et des projets du service
- Assurer le suivi administratif et financier des marchés et des conventions de partenariat (avec la Région AURA, la Chambre d'agriculture, le pôle de compétitivité Tenerrdis, l'AGEDEN, la CMA, le SIRRA, l'EPAGE de la Bourbre )
- Participer aux actions de promotion des nouveaux dispositifs de la direction (covoiturage, service de la performance énergétique )
- Participer à la communication autour des projets de la direction
- Assister l'animateur foncier forestier pour la rédaction des actes administratifs dans le cadre de mutation de parcelles forestières

- Gérer la prime vélo
- Réceptionner les demandes des habitants et vérifier la complétude des dossiers
- Instruire les demandes et valider leur recevabilité
- Rédiger les réponses correspondantes (avis favorable ou défavorable), assurer le circuit de signature et l'envoi des courriers
- Saisir les bons de commande dans Ciril (transmission des tiers à créer au service Finances en amont)
- Gérer les éventuelles réclamations

PROFIL

- De formation BAC en gestion de secrétariat.
- Expérience attendue en collectivité territoriale
- Maîtrise des outils informatiques (bureautique, Pack Office et logiciel métier CIRIL finances)
- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
- Organiser l'archivage et le classement des dossiers
- Savoir renseigner les interlocuteurs ou essentiellement les diriger vers la personne ou le service apte à leur répondre
- Connaître le fonctionnement des collectivités locales et les missions des acteurs territoriaux
- Connaître le fonctionnement de la communauté et des relations avec les communes
- Expression orale et écrite de qualité
- Connaitre les circuits et procédures administratives
- Grande discrétion professionnelle
- Capacité de passer d'un dossier à un autre
- Rapidité et qualité d'exécution
Doté(e) de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles, vous êtes, en outre, organisé(e), autonome, rigoureux/rigoureuse, force de proposition tout en sachant rendre compte. Vous aimez le travail en équipe.
Ces nombreux atouts font de vous un(e) candidat(e) sérieux/sérieuse pour ce poste.

A ce titre, vous serez recruté(e) au plus tôt
- sur le cadre d'emploi d'adjoint administratif
- RIFSEEP : 150 ?
- à mi-temps (50%)
- sur un poste basé au siège à Saint-Etienne de Saint-Geoirs.

Renseignements complémentaires : auprès de Claire JEUDY au +33 4 76 36 33 06.

Candidature :
Vous adresserez votre candidature avant le 15 octobre 2023
Jury prévu le mercredi 25 octobre 2023

Horaires : 17H30 Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération selon profil