Assistant(e) administratif(ve) dans le secteur du bâtiment (H/F)

STANDARD /COURRIER

- accueil téléphonique
- prise de messages et transmission aux personnes concernées
- réception et traitement du courrier reçu (papier, électronique)
- tenue et gestion de différents tableaux de bord (courriers envoyés et reçus, location de matériels, achats EPI et fournitures diverses )
- établissement, envoi, numérisation et classement des courriers
- archivages des documents


APPELS D'OFFRES/CHANTIER

- préparation et tenue à jour des dossiers administratifs des sous-traitants et des demandes d'agrément
- préparation, gestion et envoi des pièces de marché
- archivage des dossiers (format papier et numérique)
- suivi et gestion des demandes de caution avec la direction
- établissement des contrats de sous-traitance et envoi aux clients après signature
- établissement, envoi et suivi de divers documents (PPSPS, DICT )
- transmission de différents documents (plans, fiches techniques )
- mise à jour des références travaux
- téléchargement sur internet, enregistrement informatique et impression des DCE.
- dépôt de réponses à appels d'offres sur plateformes
- passation de commandes aux fournisseurs et aux sous-traitants
- secrétariat courant avec MOE, MOA et sous-traitants (courriers, relances, transmission de documents )
- consultation de différents fournisseurs pour comparer les offres de prix
- rapprochement des bons de livraisons et des factures avec les commandes
- archivage

FACTURATION

- établissement des situations sous la direction du conducteur de travaux
- édition et transmission des factures aux maîtres d'?uvre et d'ouvrage
- transmission des factures au cabinet d'expertise comptable
- classement des factures clients, fournisseurs et sous-traitants

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Classer des documents - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2200,00 Euros à 2900,00 Euros sur 12 mois