ASSISTANT (e) ADMINISTRATIF TRAVAUX H/F

Vakom à Toulouse recherche pour son client un ASSISTANT(e) ADMINISTRATIF TRAVAUX H/F pour une structure Toulousaine qui détient à ce jour plus de 400 logements.


L'équipe se compose d'une vingtaine de collaborateurs, qui se répartissent au sein de différents services : comptabilité, gestion locative, juridique, recherche foncière, ingénierie du bâtiment et réhabilitation.

Vous Assurerez l’accueil et l’assistanat du service travaux afin d’optimiser la gestion des activités
 
Rattaché à a direction, vous aurez en charges les missions suivantes :


•                    Assurer l’accueil téléphonique et physique : filtrage appels et interphone, prise de message, transmission des appels et renseignement simple,

•                    Traitement du courrier et des mails et les transmettre à la personne concernée,

•                    Gérer les déplacements du service travaux,

•                    Relance d’entreprise pour les devis, modification de facture, entête, taux de TVA…

•                    Saisie des factures dans le tableau de suivi travaux

•                    Saisie des documents fiscaux

•                    Classement papier, informatique et archivage

•                    Suivi des signatures et de la complétude des pièces administratives (permis, marché entreprise…)

•                    Suivi des autorisations administratives

•                    Gérer les affichages de permis et de leurs constats

•                    Suivi des délais chantiers (ouverture, conformité…)

•                    Gérer les démarches concessionnaires

•                    Relance DOE

Vous aurez également à gérer des missions pour la Direction travaux :


•                    Gérer les notes de frais,

•                    Gérer, organiser les réunions et réaliser les comptes rendus,

•                    Gérer les agendas + agendas partagés

•                    Envoyer des courriers ou mail divers,

•                    Réaliser des supports pour les réunions (power point,…),
 
De formation Bac+3, ou vous avez une première expérience réussie à un poste équivalent, vous maitrisez bien les outils informatiques,
Vous êtes organisé, avec beaucoup de rigueur et de la méthode, vous avez un excellent relationnel et vous êtes à l'ecoute,
L'autonomie et l'esprit de synthèse sont vos principales qualités?

Les avantages de nous rejoindre
* Une localisation privilégiée : Toulouse centre
* Un contrat de 39H avec une rémunération de 30K selon profil
* Télétravail : 1 jour / semaine (sous condition d’ancienneté)
* Tickets Restaurants
* Mutuelle entreprise avantageuse
* Participation aux transports en commun

* Nombreuses interactions :
* En interne : avec notamment les équipes de comptabilité, travaux et juridique
* En externe : avec les différents partenaires