Assistant(e) Administratif - Ouverture et maintenance boutiques (H/F)

La Casa de las Carcasas a vu le jour en 2012 grâce à un projet entrepreneurial : la production et la vente de coques et accessoires pour smartphones et tablettes, proposant des produits exclusifs, en phase avec les tendances, créés par notre département design en interne.
Le premier magasin a ouvert à Madrid en 2013. Depuis cette date, le groupe est en forte croissance. Nous sommes leader sur les marchés espagnol, portugais et italien, avec plus de 300 magasins en propre.

Avec notre expansion continue et l'ouverture de nombreux nouveaux magasins, nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) Administratif dédié(e) aux Ouvertures et à la Maintenance des boutiques pour renforcer notre équipe.

En tant qu'Assistant(e) Administratif, tu seras responsable de coordonner toutes les opérations administratives liées à l'ouverture de nos magasins, ainsi que de gérer les contrats et les interventions de maintenance pour notre réseau de boutiques. Ce rôle est crucial pour le développement de notre enseigne, car il garantit que tous nos magasins fonctionnent de manière efficace et en conformité avec les réglementations en vigueur.

Missions principales :

1. Ouverture de Magasins :

Planifier et coordonner toutes les opérations administratives liées à l'ouverture de nos magasins La Casa de Las Carcasas, en étroite collaboration avec la Direction Travaux et/ou les OPM (Opération Project Manager).
Assurer le suivi des démarches liées aux polices d'assurance temporaires nécessaires à l'ouverture du magasin (ERP) et veiller à la validation des dossiers pour la situation définitive.
Gérer l'inscription du magasin auprès de la SACEM et suivre le dossier.
Finaliser les contrats avec l'opérateur Internet choisi, garantir la connectivité en respectant les délais imposés par la Direction Travaux (date d'ouverture), et superviser la livraison des équipements nécessaires (box, connectique, mise en service, codes, etc.).
Déterminer les quantités de fournitures nécessaires à l'ouverture du magasin et superviser leur livraison aux Stores Managers / Area Managers.
Assurer la relation avec l'agence bancaire en lien avec le magasin, y compris l'ouverture de compte bancaire, la domiciliation, les dépôts d'espèces/chèques, et l'ouverture des points de livraison (PDL).
Valider les procédures de collecte de fonds organisées par le prestataire (actuellement BRINK'S), en surveillant la date, les coûts, le suivi, le contrat, la fréquence, la gestion des dysfonctionnements, et en communiquant les informations pertinentes aux Store Managers / Area Managers.
Veiller à la fourniture de tous les documents sociaux nécessaires à l'ouverture et à l'exploitation du magasin




2. Maintenance / Siège :

Mettre en place les contrats de maintenance pour les magasins, y compris la gestion des appels d'offres, les négociations, le suivi des contrats et des litiges.
Surveiller la facturation des devis fournis par les prestataires Travaux, en particulier la validation par la Direction Travaux et le respect des dates de règlement.
Centraliser, gérer et suivre les fournitures et les meubles de bureau pour le siège, en respectant les budgets alloués.
Organiser et gérer différents événements organisés par la direction générale, y compris la planification, la réservation, la communication et le suivi budgétaire.
Apporter un support éventuel dans la réservation de déplacements/voyages.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Classer des documents - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Annuel de 30000,00 Euros à 32000,00 Euros sur 12 mois