Assistant(e) administratif(ive) (H/F)

Le département compétences et qualifications rassemble l'ensemble des interventions du pôle permettant de mobiliser les acteurs de la formation en faveur du développement des compétences et qualifications des actifs - apprentis, salariés et demandeurs d'emploi -, mais aussi des jeunes en formation initiale pour ce qui concerne les métiers paramédicaux et du travail social.

Plus particulièrement, le service marché et politiques de formation est une étape obligatoire pour tout organisme de formation et centre de formation des apprentis souhaitant intervenir sur le marché de la formation. Il propose une offre de certification professionnelle portant sur de premiers niveaux de qualification à destination de personnes en insertion ou souhaitant consolider leur qualification, le service étant en charge de l'animation des directions départementales et de l'agrément des organismes habilités à délivrer le titre professionnel. Il accompagne auprès des acteurs du quadripartisme le déploiement des réformes déployées au niveau national en matière de formation, afin de garantir la bonne articulation des interventions de chaque partie prenante. Il pilote les plans de financement de l'Etat en matière de formation des personnes en recherche d'emploi (plan d'investissement dans les compétences) et des salariés en transitions (transitions professionnelles et collectives).

Activités principales :

Toute personne physique ou morale qui réalise des prestations de formation professionnelle doit déclarer son activité dans les 3 mois suivant la première convention ou le premier contrat de formation conclu. Par la suite, elle doit établir chaque année un bilan pédagogique et financier (BPF) retraçant son activité. En cas de non respect de ces échéances , les retardataires sont retirés chaque année de la liste publique des organismes de formation dans le cadre de la "caducité".

Dans ce cadre, l'assistant administratif devra aider l'équipe en place à classer les dossiers des organismes rendus caduques, et saisir les informations nécessaires à la traçabilité des dossiers.

Ce travail pourra se doubler d'un travail de mise en archives, y compris numérique, qui portera sur diverses missions du service (déclaration d'activité, mais aussi agréments des organismes habilités à délivrer le titre professionnel). Dans ce cadre, il devra assurer la mise en ?uvre d'une politique d'archivage des documents et données numériques en conformité avec les exigences réglementaires du domaine et en réponse aux besoins du service.
Activités principales

Accompagner le service pour la mise en ?uvre de la procédure de caducité et d'archivage

Partenaires institutionnels (8) :
Organismes de formation, département inspection contrôle audit.

Spécificités du poste / Contraintes (9) :
- travail uniquement sur site
- travail sur écran.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en ?uvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global )

Connaissances :
- Outils informatiques : Word, Excel(M)
- archivage (M)

Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
- Avoir le sens de l'organisation***
- Sens de l'adaptation **
- Autonomie et esprit d'initiative**
- Être ouvert aux agents du service**
- Être ponctuel**
- Sens de la discrétion***

Poste à pourvoir début décembre.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Classer des documents - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1764,00 Euros à 1764,70 Euros sur 12 mois