Assistant(e) Administratif/ive (H/F) en cabinet d'architecte

Nous recherchons pour notre agence d'architecture et d'expertise à Montmorency un/une collaborateur (trice) pour rejoindre notre équipe et occuper le poste décrit ci-dessous :
Poste à pourvoir dés que possible.

Vos missions:


PARTIE EXPERTISE :
- Gestion du courrier papier et courriels (réception, enregistrement, classement)
o Des différents tribunaux
o Des avocats

- Gestion des agendas - rappels des rendez-vous
- Gestion des appels téléphoniques

- Secrétariat
o Frappe et envoi des convocations aux expertises
o Préparer et mettre en forme les notes aux parties
o Constituer les pré-rapports et rapports avec les pièces reçues
o Reproduire les dossiers en nombre suffisant pour envoi aux parties
o Envoi des documents par courriel aux Conseils
o Préparer les notes de frais détaillées


PARTIE ARCHITECTURE :
- Recherche d'appels d'offres ou candidatures pour concours d'architecture et d'urbanisme (marchés publics et privés)
o Sur internet, sur les sites répertoriés
o Sur la presse spécialisée

- Réponse aux appels d'offres ou aux candidatures
o Monter une équipe adaptée aux critères des annonces (prendre contact avec les différents co-traitants)
o Constituer un dossier administratif complet
o Mise en forme des références et adaptation book selon la demande


Nota : Nous sommes équipés de Mac
Notre agence est à 5mn à pied de la Gare d'Enghien-les-Bains (Ligne H, à 20 mn de la Gare du Nord).
Une expérience en cabinet d'architectes serait un plus.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 24000,00 Euros à 26400,00 Euros sur 12 mois