Assistant-e administratif-ive et financier-ère (H/F)

L'assistant-e administratif-ive participe à l'exécution des actes administratifs nécessaires au fonctionnement courant de l'UNESS, ainsi que l'organisation et la prise en charge des missions.
ACTIVITES

L'assistant-e administratif-ive sera placé-e sous l'autorité de la Secrétaire Générale et aura pour missions :

- Effectuer les commandes en fonction des besoins des services (fournitures diverses, prestations de services, matériels informatiques, mobilier, licences .). Le cas échéant effectuer une recherche de fournisseurs ou prestataires, participer à l'analyse des offres reçues et finaliser l'acte d'achat (demande de devis, envoi du bon de commande, réception de la facture, vérification du service fait .)
- Organiser et suivre les missions des agents du GIP : réservation des hébergements et transports, gestion des frais de missions
- Le cas échéant, effectuer les actes de gestion pour les dépenses de l'UNESS sur l'outil budgétaire dédié (saisie des engagements juridiques, services faits, demandes de paiement )
- Créer les fiches fournisseurs en vérifiant les données et la bonne réception des documents de contrôle ; maintenir à jour la base de données fournisseurs,
- Dématérialiser, classer et archiver les pièces justificatives d'opérations financières et comptables
- Assurer le suivi administratif de conventions et contrats
- Apporter un soutien logistique pour certaines activités du GIP (locaux, assurances, matériels, fournitures) et des évènements (instances, conférences, réunions, séminaires, colloques )
- Expédier et réceptionner le courrier et les colis, les diffuser et en assurer la traçabilité
- Participer à la gestion documentaire du service : classer et archiver les documents
- Participer à l'activité des équipes administratives en fonction des besoins

Horaires : 37H30 Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Organiser des déplacements professionnels - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Organiser le traitement des commandes - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération à partir de 1750 € brut par mois