ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (H/F)

Remplacement d'une durée de 7 mois à compter du 01/11/2023

Assurer le secrétariat du chef de Cabinet du Maire et du chargé de communication

ACCUEIL
Accueillir les visiteurs et appels téléphoniques du service
TRAITEMENT ADMINISTRATIF
Clogik (logiciel courrier) : Prise connaissance courrier arrivé et suivi/Enregistrement courrier départ
Dactylographier et mettre en forme des courriers : chargé communication
Rédiger les lettres de condoléances, remerciements, félicitations,
Rédiger les lettres d'invitation aux cérémonies patriotiques et événements divers
Organiser les cérémonies patriotiques, réceptions, inaugurations
Mettre à jour des bases de données (population, protocole, personnel )
Réaliser et mettre sous pli des publipostages (étiquettes, lettres, tri par destinations)
Mettre en forme les discours du maire
Classer et archiver les documents du service
Ciril (logiciel finances): établir les bons de commande et valider les factures
Mettre en forme des brochures, diaporamas, etc.
Tenir à jour la revue de presse numérisée, diffusion et classement des différents articles

LOGISTIQUE
Contacter les fournisseurs (traiteur, fleuriste )
Maintenir les stocks (boissons, gobelets ) pour les cérémonies et événements divers
Rédiger et transmettre les fiches de manifestation aux services techniques
Tenir le planning à jour des salles de réunion dans la mairie
Préparer les salles de réunion avec matériel et boissons si besoin
SITE INTERNET
Contribution à la mise à jour du site internet
REMPLACEMENT SECRETARIAT DU MAIRE
Accueillir physiquement et téléphoniquement et prise de rendez vous et suivi
Diffuser les documents ou informations au Maire et suivi
Réceptionner et diffuser les courriels et télécopies

Profil recherché :
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l'internet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Principes rédactionnels
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Horaires : 35H Travail en journée

Rémunération Mensuel de 2100,00 Euros sur 12 mois