Assistant/e 2023-08_DCPA-ASSIST (H/F)

L'Agence Régionale de l'Aménagement et de la Construction Occitanie propose des solutions d'accompagnement, d'ingénierie, d'investissement et de gestion immobilière pour des projets de construction, d'aménagement et de développement territorial.
Dans le cadre d'un remplacement, l'ARAC Occitanie recrute au sein de sa Direction de la Commande Publique et des Achats - site de Toulouse, sous contrat à durée indéterminée
un.e Assistant.e

Missions
La Direction de la Commande Publique et des Achats est implantée sur deux sites : Toulouse et Montpellier. Elle est composée de 19 collaborateurs, dont 11 basés à Toulouse.
Sous l'autorité du Directeur de la Commande Publique et des Achats, vous aurez à collaborer en tant qu'assistant.e à l'ensemble des missions de la direction : passation, gestion, exécution contractuelle et financière.

Activité secrétariat classique
- Assurer l'assistanat de l'ensemble des collaborateurs composant la direction sur le site de Toulouse (gestion du courrier entrant et sortant, « scan » de documents, appels téléphoniques, ),
- Procéder au classement et à l'archivage dans le respect des règles internes,
- Rédiger et gérer des courriers en lien avec l'activité marchés,
- Alimenter et suivre les tableaux de bord de l'activité.

Activité commande publique et achats
- Assurer le suivi des différentes étapes des procédures d'appel d'offres et de la vie des contrats (publication, réception et ouverture des offres, courriers de rejet, envois électroniques, dématérialisation des actes auprès des organismes de contrôle),
- Assurer une assistance de 1er niveau auprès des entreprises sur l'aspect financier des contrats,
- Assister les gestionnaires marchés sur la préparation des contrats et des actes de sous-traitance (régularité fiscale et sociale, assurances ),

Profil recherché
- De formation Bac + 2 ou équivalent, vous justifiez d'une première expérience significative sur un poste similaire ou équivalent
- Le poste nécessite rigueur, méthode, sens de l'organisation, dynamisme et réactivité, ainsi qu'une aptitude au travail en équipe, de la souplesse et un bon relationnel.
- Une connaissance en commande publique serait un plus.

Conditions d'emploi
- Poste en CDI
- Statut : employé.e
- Basé à Toulouse
- 39H avec 22 jours de RTT
- A pourvoir immédiatement

REF OFFRE à RAPPELER : 2023-08_DCPA-ASSIST

Horaires : 39H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Annuel de 28000,00 Euros à 35000,00 Euros sur 13 mois