Assistant de la Direction Générale des Services (H/F)

DEMETER est un cabinet de recrutement spécialisé dans les métiers de l'ingénierie et du développement commercial.


Notre client est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel.
Pour accomplir ses missions, il dispose d'un budget consolidé de 62 millions d'euros dont 50 millions d'euros de masse salariale.
La direction générale des services est chargée de l’appui au pilotage de l’établissement, de sa gestion, de son organisation et du fonctionnement des services administratifs.
 
LES MISSIONS :

L’assistant
·e de direction est chargé
·e d’assister le directeur général de services (DGS) et son adjointe (DGSA) dans l’organisation et la coordination quotidienne de leur activité quotidienne, leurs interactions internes et externes. Il
·Elle participe à la gestion de l’information ainsi qu’à l’organisation des instances décisionnelles et consultatives.


Organisation et coordination des activités quotidiennes de la Direction générale des services


• Assister le DGS et son adjointe dans l’organisation quotidienne de leur travail

• Organiser l’agenda du DGS et de son adjointe, assurer l’organisation, la préparation et le suivi de leurs réunions

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs prenant contact avec la Direction générale, apporter un premier niveau d’information et orienter vers le service concerné

• Assurer l’organisation des rendez-vous et des déplacements (dont l’enregistrement des ordres de mission)

• Constituer les dossiers préparatoires aux rendez-vous

Gestion de l’information


• Favoriser la circulation et les flux d’information

• Traiter les correspondances destinées à la Direction générale des services

• Assurer la rédaction et la mise en forme de courriers

• Superviser la circulation des parapheurs soumis à la Direction générale

• Assurer la gestion de l’ensemble de ces informations en appréciant les urgences et les priorités

Contribution à l’organisation des instances consultatives et décisionnelles de l’établissement


• Participer aux réunions préparatoires, pour prise de notes et consignation des conclusions

• Diffuser les convocations et les documents de séance, en veillant au respect des échéances

• Assurer le suivi des retours sur convocations (élaboration des listes de présence / absences, gestion des pouvoirs ...)

Gestion administrative


• Garantir la conservation et la traçabilité des informations traitées par une bonne utilisation des outils, des bases de données et des méthodes d’archivage

• Mettre en place des outils et une méthode de travail permettant une gestion administrative et un fonctionnement efficaces de la Direction générale des services

• Gérer les aspects logistiques (matériels, locaux et fournitures…)
 
Compétences opérationnelles :


• Comprendre les enjeux et hiérarchiser les priorités dans un temps contraint

• Comprendre, analyser et gérer l’information

• Garantir la confidentialité des informations et des données

• Capacité rédactionnel et esprit de synthèse

• Savoir organiser une bonne circulation de l’information auprès des divers interlocuteurs pour créer un climat propice aux échanges et au dialogue

• Maîtriser les techniques de secrétariat, de gestion administrative, de classement et d’archivage

• Maîtriser les outils de Bureautique

• Veiller au respect et à la bonne application de la règlementation et des procédures

• Veiller au respect des calendriers et des échéances

• Aimer travailler en équipe et au contact du public et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

• Savoir rendre compte très régulièrement de l’état d’avancement des dossiers

• Excellentes aptitudes relationnelles et rédactionnelles

Compétences comportementales :


• Travailler en équipe

• Savoir s’adapter à ses interlocuteurs

• Participer de manière constructive à l’amélioration des tâches et des procédures

• Etre très réactif et rigoureux

• Respecter le devoir de réserve et de confidentialité

• Sens de l'initiative et de l'organisation

• Rigueur / fiabilité

Profil recherché :


• Pour les agents non titulaires : Diplôme du Baccalauréat exigé

• Expérience souhaitée sur le même type de poste/domaine d’activité