ASSISTANT DE GESTION DES DOSSIERS DE QUALIFICATION F/H (H/F)

L'APECITA, (50 salariés) organisme spécialisé dans l'emploi qualifié, l'accompagnement, le recrutement et l'orientation dans les secteurs de l'agriculture, l'agroalimentaire et l'environnement, ayant un statut associatif.

Seul organisme de qualification et de labellisation des entreprises du paysage sous la tutelle du Ministère de l'Agriculture, QualiPaysage garantit le savoir-faire des entreprises qu'elle qualifie et labellise et atteste de la qualité des travaux réalisés dans le respect des règles professionnelles et de l'évolution des métiers du paysage.

Sous la responsabilité de l'Auditeur des dossiers de qualifications, l'assistant.e technique et administratif.ve participera à la gestion du processus de qualification, de l'analyse des demandes de qualification à la clôture de la session. Il/elle assure le secrétariat des commissions, la tenue des échéanciers, et notifie les décisions individuelles.

Missions permanentes :
La gestion des trois sessions de qualifications annuelles :
- La relation avec les adhérents qualifiés et éligibles pour leurs dossiers de qualification en amont, au cours et en aval des sessions et leur suivi administratif
- La réception des dossiers des entreprises via la plate-forme dématérialisée
- L'instruction, le contrôle et la saisie des éléments administratifs et techniques (conformité et validité des pièces transmises) constitutifs des dossiers de qualification en vue du passage en Commission Technique
- La réclamation d'informations manquantes dans le cadre de cette même instruction
- L'accompagnement des adhérents dans la constitution de leur demande de qualification
- Participation à la préparation de la Commission technique
- Saisie des décisions et envoi aux entreprises
- Classement et archivage des dossiers
- Rapport de la CT par l'analyse de données - traitement sur tableur.

Missions ponctuelles :
- La gestion des appels téléphoniques des adhérents
- La mise à jour de la base de données adhérents

- La réponse à des demandes d'informations
- Le développement de la relation de confiance et de la satisfaction adhérents

PROFIL RECHERCHÉ

Bac+2 Administration, 2/3 ans d'expériences en vérification et constitution de dossiers, suivi et relance auprès d'adhérents/de clients pour obtenir les pièces manquantes, analyse des non conformités , de préférence dans des mutuelles, caisses de retraite, assurances

Saisie de données sur logiciels (formation prévue)

Connaissance de constitution de dossier pour des appels d'offres/ marchés publics serait un plus.

Compétences - savoir-être :

Capacité à bien travailler sous pression avec de bonnes capacités d'écoute, d'expression orale et écrite
Appétence pour le contrôle, la vérification
Bonnes capacités d'organisation
Être méthodique et d'une grande rigueur
Faire preuve de réactivité et de disponibilité
Faire preuve de discrétion
Maîtrise de l'outil bureautique
Sens du client et du service
Capacité d'adaptation
Esprit d'équipe

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Prise de poste fin 3e début 4e trimestre 2023 - Pas de télétravail possible.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Classer des documents - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Bonnes capacités d'organisation - Exigé
• Capacité d'adaptation - Exigé
• Capacité à bien travailler sous pression - Exigé
• Esprit d'équipe - Exigé
• Etre méthodique et d'une grande rigueur - Exigé
• Faire preuve de discrétion - Exigé
• Faire preuve de réactivité et de disponibilité - Exigé
• Maîtrise de l'outil bureautique - Exigé
• Sens du client et du service - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 24000,00 Euros à 26000,00 Euros sur 12 mois