Assistant de gestion administrative et financière de projet (H/F)

Le Groupement d'Intérêt Public FORMATION CONTINUE ET INSERTION PROFESSIONNELLE (GIP FCIP) de l'académie de Reims a été créé en 2002 à l'initiative du ministère de l'Éducation nationale.
Personne morale de droit public, il a pour objectif la mise en ?uvre et le développement d'une coopération, en partenariat avec les acteurs économiques et sociaux, dans les domaines de la formation continue des adultes, de la formation et de l'insertion professionnelle, ceci au niveau de l'académie.

Le projet OASIS (Organisation des Apprentissages au Service des Itinéraires Scolaires) vise à tester l'hypothèse suivante : la mobilisation de nouvelles formes scolaires permet-elle une maîtrise progressive de l'autonomie, dans une perspective d'émancipation individuelle ? Le projet ardennais est un des 7 lauréats parmi 23 dossiers éligibles.

Missions principales :
- Assurer pour le GIP FCIP, le suivi du projet AMI OASIS et son organisation sur le plan financier et comptable en collaboration avec les partenaires du projet
- Apporter une aide permanente au chef de projet OASIS en termes d'organisation personnelle, de gestion de la programmation des réunions de travail des différentes instances et des partenaires (Conseil Régional, Conseil Départemental des Ardennes, Université de Cergy) et assurer le traitement administratif des obligations inhérentes à la mise en ?uvre du projet dans l'ensemble de ses dimensions organisationnelles, logistiques, d'évaluation et de communication

Activités :
* Assurer le suivi financier
- Réaliser les devis, les bons de commandes et les services faits pour les achats de matériels et de prestations
- Gérer les frais de déplacement
- Vérifier l'éligibilité des dépenses de la DSDEN 08 et les partenaires
- Suivre la consommation du budget financier de la DSDEN 08
- Réaliser les bilans financiers
- Archiver les documents financiers liés à l'opération
- Être le contact privilégié des partenaires
- Relancer les partenaires pour la compilation des bilans financiers

* Assurer le suivi fonctionnel et administratif du projet « OASIS »
- Assister le Chef de projet « OASIS » afin d'optimiser la gestion des activités
- Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées à la mise en ?uvre des actions. Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (suivi des indicateurs d'évaluation de performance) et d'évènements spécifiques (organisation de la tenue matérielle, des réunions des groupes de travail opérationnels, des actions de communications, de la réalisation des bilans périodiques...)
- Assurer la logistique pour l'organisation des réunions et rédiger les comptes rendus correspondants

Conditions d'emploi :
- Quotité de travail partagée entre la DSDEN des Ardennes (50%) et le GIP FCIP à REIMS (50%)
- Travail en bureau
- Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de la personne assistée
- Grande disponibilité vis-à-vis du directeur administratif et financier du GIP FCIP et du chef de projet auprès desquels les missions sont exercées en proximité
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Savoirs :
- Préparer les dossiers des différentes instances et commissions
- Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
- Vérifier les pièces constitutives d'un dossier
- Établir et mettre en forme des documents administratifs
- Savoir rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Transmettre les documents administratifs, préparer les notifications
- Collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs
- Bonnes connaissances de la comptabilité publique (GBCP)
- Progiciel de gestion de frais de déplacement et comptabilité budgétaire GFI PEP (formation prévue)

Compétences techniques :
- Utilisation des applications en ligne d'organisation et de suivi de projet (plateforme HUGGLE pour laquelle une formation sera réalisée, espace de partage de ressource dématérialisée )
- Maîtrise des procédures de contrôle budgétaire
- Procédures et respect des dépenses

Conditions d'emploi :
- 49 jours de congé annuels du 1er septembre N au 31 août N+1
- Prise en charge partielle de la complémentaire santé si éligible
- Possibilité de télétravail
- Temps de travail en présentiel à effectuer en partie sur le site du GIP à Reims

Horaires : 37H30 Travail en journée

Compétences

• Bonnes connaissances des outils de communication - Souhaité
• Bonnes connaissances des outils informatiques - Souhaité
• Capacité à communiquer - Souhaité
• Capacité à travailler en équipe - Souhaité
• Compétences rédactionnelles - Souhaité
• Organiser son travail selon priorités et objectifs - Souhaité
• Précision - Souhaité
• Rigueur - Souhaité

Rémunération 1826€ à 2264€