ASSISTANT DE FORMATION (H/F)

Afin de répondre à notre croissance, nous recherchons activement notre prochain/e Assistant/e de formation pour rejoindre notre équipe administrative
Vos missions sont :
Véritable interface entre les stagiaires et l'équipe de Business K Concept,
l'Assistant/e de formation prend en charge et s'assure de la bonne gestion administrative des dossiers des stagiaires, des formateurs et du bon déroulement des formations dont il/elle a la charge.
ACCUEIL :
- Assure un accueil téléphonique et physique
- Renseigne sur l'offre de formation et les conditions d'accès
- Analyse et transmet les messages si l'interlocuteur ne peut être joint
SUIVI ADMINISTRATIF DES FORMATIONS :
1/ Formations POEI et POEC
- Collabore à la réponse client (données administratives).
- Participe en cas d'accord à la mise en ?uvre et au bon déroulement de l'action.
- Assure son suivi en fonction des spécificités et contraintes.
2 / Préparation et ouverture d'une formation
- Etablit les dossiers administratifs des stagiaires, assure leur suivi et archivage.
- Elabore et transmet les documents obligatoirement liés au parcours du stagiaire (contrats, conventions, convocations, livret d'accueil, attestations etc.)
- Renseigne les informations sur le logiciel Kairos, DIGIFORMA.
- Etablit et assure la transmission des documents concernant les formateurs (lettres d'engagement, autorisations de cumul, fiches
d'émargements, etc).
- Participe à l'ouverture de la formation.
- Prépare et participe aux réunions d'ouverture et de clôture.
3/Suivi de la formation
- Effectue le suivi des présences et transmets les éléments aux différents financeurs (OPCO, Pôle emploi ).
- Si nécessaire, prépare les conventions de stage en entreprise.
- Prépare les conventions et assure la saisie dans DIGIFORMA.
4/ Fin de formation
- Etablit les attestations de fin de formation, relevés d'acquis, diplômes.
- Procède au classement et à l'archivage des dossiers de la formation et des candidats, adapté au contexte spécifique de BK.
GESTION FINANCIERE
- Elabore la fiche financière de l'action
- Assure la saisie des éléments financiers dans kairos, DIGIFORMA (conventionnement)
- Prépare et transmet les éléments nécessaires à la facturation sur CHORUS PRO (contrats, conventions, relevés d'heures etc.)
- Etablit si nécessaire les bilans financiers des actions
- Assure le suivi des règlements pour les stagiaires individuels payants et effectue les relances de premier niveau
- Suivi de la facturation sur tableau excel.

Nous proposons un recrutement et une formation sur mesure tout en assurant une compatibilité entre l'employeur et le candidat.
En partenariat avec les acteurs institutionnels Français, nous accompagnons les demandeurs d'emploi dans leur projet professionnel tout en répondant, objectivement, aux attentes de leurs futurs employeurs.
Notre vocation:
Tourné vers l'avenir, Business K Concept France aspire à devenir un des acteurs majeurs du marché de l'emploi français.
Comment?
Grace à nos formations préalables à l'embauche, sur-mesure, rapides et sans limite géographique nous répondons de façon précise aux attentes des employeurs et des candidats.
La raison d'être BK : Un regard vers l'avenir!

Horaires : 39H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Législation sociale - Souhaité
• Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion - Exigé
• Organiser la logistique des recrutements et des formations - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Réaliser des déclarations réglementaires - Exigé
• Suivre des actions de formation, de mobilité ou de reclassement - Souhaité
• Contrôler la conformité des données ou des documents - Souhaité
• Concevoir des supports de suivi et de gestion - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Réaliser des opérations liées à la gestion des ressources humaines - Souhaité
• Connaître les dispositifs POEI/POEC via OPCO - Souhaité
• Savoir utiliser Chorus Pro - Souhaité
• Savoir utiliser Kairos / Digiforma - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2300,00 Euros à 2600,00 Euros sur 12 mois