ASSISTANT DE DIRECTION VIE INSTITUTIONNELLE (H/F)

Placé.e sous la responsabilité de la directrice générale des services vous êtes
chargé.e des missions suivantes :
Vie institutionnelle :
- Gestion de la vie des assemblées (commissions, commission générale,
conseil municipal et conseil syndical du SIGEA),
- Préparation des dossiers du Maire,
- Suivi et traitement des actes (délibérations/décisions/arrêtés) et des pièces
annexes de la création au classement dans les registres,
- Mise en place et suivi du circuit des conventions.
Missions juridiques - Accompagnement de la DGS :
- Assistance de la direction générale en termes d'organisation, de gestion
d'information et de suivi de dossiers liés au pilotage de l'administration de
la direction générale,
- Pilotage de la préparation du rapport d'activité annuel,
- Mise en place et suivi des procédures liées à la continuité et la qualité des
services (mise en place et suivi de process, suivi des délégations, des
circuits de signatures, ),
- Suivi comptable de la direction générale,
- Rédaction de notes sur sujets et études confiés par la DGS selon
évolutions légales et réglementaires (exemple : Mise en place d'un
déontologue, mise en place d'un budget vert),
- Préparation des dossiers « Métropole » : Recherche et notes de synthèse
sur les sujets traités en réunion par la DGS,
- Accompagnement RGPD - Référent Direction général

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Techniques de numérisation - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Techniques de prise de notes - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Réaliser une veille documentaire - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité
• Collecter et analyser des informations - Souhaité
• Gérer un planning - Souhaité
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier - Souhaité
• Piloter une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1800,00 Euros à 1900,00 Euros sur 12 mois