Assistant de direction secrétariat général (H/F)

Pôle : Direction Générale des Services / Service : Secrétariat général
Lieu de travail : Chemillé
Recrutement par voie statutaire ou à défaut contractuelle (CDD 1 an renouvelable)

Poste à pourvoir dès que possible

MISSIONS

Placé(e) sous la responsabilité directe du Responsable du service, dans une logique de polyvalence, vous serez chargé(e) d'assurer le secrétariat de direction du Maire, du DGS et du service. Vous participerez également à la préparation et au suivi des séances du Conseil municipal.
Au sein d'une équipe de 6 agents, vous serez en relation avec l'ensemble des services de la Collectivité. A ce titre, voici les missions qui vous seront confiées :

Assistance du Maire, du DGS et du responsable du Secrétariat Général
- assister le Maire, le DGS et le responsable du service dans l'organisation de leurs activités
- organiser les agendas
- gérer la boîte mail du Maire
- anticiper, rechercher et recueillir les informations et éléments de préparation nécessaires au Maire pour ses rendez-vous
- organiser la logistique des rendez-vous et des déplacements
- coordonner les liens inter services, inter pôles et partenaires
- assurer le secrétariat du service en réalisant divers travaux de bureautiques
- assurer la gestion et le suivi des lignes budgétaires du service
- assurer une polyvalence des missions du secrétariat général, dans les périodes d'absence des agents du service
- assister aux réunions du Bureau Municipal et du Bureau Municipal Elargi en cas d'absence de la responsable (prise de notes et rédiger le compte-rendu)

Assistance du Conseil municipal
- préparer la planification annuelle
- assurer le suivi de l'élaboration de l'ordre du jour et sa diffusion
- assurer la mise en forme de la note qui rassemble les propositions de délibérations, leur note de synthèse et les documents annexes en préparation à leur relecture et étude
- gérer la logistique de préparation de la salle en amont des séances
- participer au déroulé des séances du Conseil municipal (prises de note, logiciel de vote)
- gérer les formalités post séance
- assurer le suivi de la retranscription des débats avant validation

Gestion des actes administratifs de la collectivité
- assurer la relecture, la télétransmission et l'affichage des actes administratifs soumis au contrôle de légalité : décisions, arrêtés et délibérations de Chemillé-en-Anjou
- assurer la tenue du registre et affichage des délibérations et arrêtés

PROFIL ATTENDU
- bonne connaissance de la FPT, du fonctionnement des collectivités territoriales et de leurs instances
- techniques du secrétariat et outils de bureautique
- être à l'aise dans l'écrit et en maîtriser parfaitement la grammaire et l'orthographe
- confidentialité, discrétion et loyauté de manière irréprochable
- qualités relationnelles et humaines et de sens de l'écoute
- polyvalence et autonomie dans la gestion des tâches confiées
- esprit d'équipe et travail en transversalité
- savoir identifier les urgences, prioriser et anticiper tout en faisant preuve de rigueur et de respect des calendriers
- être en mesure d'évoluer dans un environnement exigeant avec des contraintes de temps, organisationnelles et règlementaires

Bac à Bac+2 secrétariat, assistanat de direction
Expérience dans un poste similaire appréciée

Régime indemnitaire / Adhésion au CNAS
Télétravail : possibilités exceptionnelles
Réunions en soirée : une par mois minimum


INTEGRALITE DE L'OFFRE D'EMPLOI SUR : https://www.chemille-en-anjou.fr/chemille-en-anjou-recrute/


Merci de nous adresser votre candidature au plus tard le 04/10/2023 accompagnée d'un CV, d'une lettre de motivation à :
M. le Maire de Chemillé-en-Anjou - Service RH - 5 rue de l'Arzillé - Chemillé - 49120 CHEMILLE-EN-ANJOU
ou par courriel à : recrutement@chemille-en-anjou.fr

Renseignements sur le poste :
Nathalie MENARD, Responsable Secrétariat général au 02.41.30.29.84

Horaires : 35H Travail en journée

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Selon grilles+régime indemnitaire