Assistant de direction secrétariat général (H/F)

Ministère de l'intérieur

Notre établissement recherche un(e) assistant (e) de direction (H/F) :

Le poste :
- Coordonner et piloter le pool secrétariat du Secrétaire général de la Préfecture (2 assistantes : 1B et 1C) : superviser et mettre en place les processus de travail, piloter l'agenda et le suivi du courrier ainsi que la préparation de courriers et/ou de dossiers, préparation des évènements ou déplacements ;
- Travailler en collaboration avec le pool secrétariat du Préfet (3 assistantes) et le bureau du cabinet ;
- Assister la directrice et les 6 chargés de mission de la Mission de coordination interministérielle (MCI) pour le suivi du courrier et la préparation des dossiers du corps préfectoral ;
- Assurer le suivi de certains dossiers auprès de la chargée de mission économie-emploi : élaboration de dossiers de synthèse et valorisation (ex. bilan France 2030), association au suivi des cellules de crises des filières professionnelles, gérer les réunions des instances (ordres du jour, convocation, comptes rendus, suivi des décisions ) ;
- Créer et animer le réseau des assistants du Secrétariat général de la Préfecture : harmoniser et partager les pratiques ;
- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ;
- Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels du service ;
- Gérer les frais de déplacements des délégués du Préfet et des agents de la MCI.

Contraintes spécifiques : assurer la continuité de service au sein d'un pool entre 9h et 18h.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Modalités d'accueil - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Organiser, coordonner un événement - Souhaité
• Organiser et contrôler un approvisionnement - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Animer, coordonner une équipe - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité
• Collecter et analyser des informations - Souhaité
• Gérer un planning - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 1800,00 Euros à 2000,00 Euros sur 12 mois