Assistant de direction (H/F)

La Fédération APAJH recherche pour le Centre d'Accueil de Jour et l'ESAT Hors Murs de Villeurbanne un Assistant de direction H/F CDI à 0,80 ETP.

QUE PROPOSE LE POSTE ?
Vous assistez l'équipe de direction et plus largement l'équipe éducative afin d'optimiser la gestion de leur activité (accueil téléphonique, accueil physique, communication, préparation de réunions, prise de RV, gestion courrier ). Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes liées au fonctionnement de la structure avec un souci permanent de confidentialité. Vous prenez en charge le suivi complet de dossiers (contrat de maintenance, gestion administrative du personnel, dossier des personnes accompagnées ) en lien avec les services supports comptabilité et RH.

QUE FONT L'ESAT Hors Murs et le CAJ
L'ESAT Hors les murs contribue à l'épanouissement et l'inclusion sociale et professionnelle en milieu ordinaire, de 26 personnes (ETP) en situation de handicap (majoritairement handicap psychique) en leur proposant un accompagnement adapté par le travail en entreprises/partenaires et des soutiens professionnels.
Le Centre d'Accueil de Jour de Villeurbanne accompagne des personnes (16 ETP) porteuses de handicap mental avec troubles psychiques, moteurs et /ou sensoriels, éloignées momentanément ou durablement du travail, pour favoriser et soutenir le maintien et le développement du lien social et des acquis à travers des activités diverses.
https://apajhetvous.apajh.org/esat-accompagnement-lyonest-ain

QUELLES SERONT VOS MISSIONS ?
Vous occuperez le poste d'Assistant de Direction et vous serez amené à :

Travail administratif :
-Etre support du personnel de l'établissement pour toutes les tâches administratives :
Gérer le courrier entrant et sortant
Gérer les appels téléphoniques, les messages
Produire ou finaliser des courriers, notes, rapports, compte-rendus de réunions, brochures, modèles
Classer et tenir à jour les dossiers confiés (papier et informatiques)
-Gérer en relation avec le service RH :
Diffusion interne des offres d'emplois APAJH
Le dossier de la médecine du travail (prise de Rdv)
Rédaction et suivi des contrats CDD (délais, signatures )
Déclarations Préalables à l'embauche (DPAE)
-Assurer la mise en ?uvre et le suivi des dossiers suivants
Fournitures administratives et produits d'entretien (préparation et saisie des commandes, suivi stocks)
Assurance (déclarations et suivi des sinistres)
Suivre parc voiture
Suivre visite de contrôle périodique bâtiment
Demande de devis
-Gérer en relation avec le service comptabilité :
Prendre en charge les tâches préparatoires à la saisie comptabilité
Suivre les commandes (relances, réception, rapprochement des pièces )
Suivi paiement client et relance
-Suivre et mettre à jour les systèmes d'information : site internet, base de données des personnes (Via Trajectoire, Mediateam, SIRH )

Qualité du service rendu :
-Appliquer les procédures existantes, proposer mise à jour
-Aide à la mise en page et la rédaction des supports qualités
-Collaborer aux enquêtes de satisfaction

QUI ETES-VOUS ? QUE RECHERCHEZ-VOUS ?
Vous recherchez une organisation qui vous fait confiance, vous laisse de l'autonomie. Vous faites preuve :
-de dynamisme tout en sachant fait preuve de patience,
-d'un bon relationnel, d'une capacité à travailler en réseau et en équipe
-d'une capacité d'écoute et de communication,
-de discrétion, avec la faculté à gérer les relations et le stress
Vous avez de l'expérience dans :
-les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint),
-le respect de la norme rédactionnelles et orthographe,
-les méthodes de classement, le suivi tableau de bord
-les modalités d'accueil, la gestion d'un standard téléphonique,
Venez nous présenter votre projet.

Vous avez un diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction, secrétariat, assistanat de gestion.

Horaires : 28H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Selon CCN 66