Assistant de Direction (h/f)

Premier réseau d'agences d'emploi en France, Adecco a développé un savoir-faire unique de proximité et met toutes ses compétences à votre service.Nos équipes sont présentes sur tout le territoire, avec plus de 900 agences. Quel que soit le contrat que vous cherchez : CDI, CDD, Intérim, CDI Intérimaire, CDI Apprenant ou alternance, nos experts travaillent chaque jour, pour vous guider vers ce qui vous correspond. Dès maintenant, devenez acteur de votre vie !

Adecco Tours Tertiaire recherche pour l'un de ses clients, un assistant administratif H/F.

Vous assurerez le secrétariat et participerez à la gestion du personnel ainsi qu'à la gestion administrative des activités du Service Proximité.

Mission et activités principales du poste :

1. Secrétariat du Service - Enregistrer et suivre le courrier "Arrivée" et "Départ"
- Assurer le secrétariat téléphonique du Service et du Responsable de Service. - Rédiger tous types de documents (planning, note, courrier...) selon les besoins du Service et les diffuser le cas écheant. - Tenir a jour les différents documents du Service (liste des bâtiments, mutation des gardiens...). - Créer et tenir a jour les fiches . secteur . et les fiches . entretien . pour les Surveillants d'Immeubles. - Réaliser diverses opérations de classement et d'archivage.

2. Gestion du personnel - En cas d'absence du Responsable de Service, organiser les permanences des Charges de Mission. - Tenir a jour le tableau des astreintes des Surveillant(e)s d'Immeubles et le transmettre en fin de mois au Service des Ressources Humaines. - Suivre et tenir a jour les plannings des Surveillant(e)s d'Immeubles ainsi que les plannings d'intervention des Surveillant(e)s d'Immeubles Polyvalent(e)s. - Enregistrer les absences (RTT, conges ou autre,) sur HOROQUARTZ des Surveillants d'Immeubles et les RTT des administratifs. - Prévoir et gérer les absences des Surveillant(e)s d'Immeubles en relation avec les charges de missions. - Organiser et suivre le remplacement des Surveillant(e)s d'Immeubles (établissement de la demande, renseignement de l'ordre de mission, suivi, vérification et archivage des factures...).

3. Gestion liée a l'activité du Service - Enregistrer les réclamations et tenir a jour le fichier . Gardien . sur ULIS. - Connaitre et suivre, le cas échéant, la procédure de mise en fourrière des épaves
-Enregistrer et verifier les courriers recus dans le cadre des procedures en matiere de troubles.
-Proceder aux transmissions des signalements effectues sous couvert des Charges de Missions. - Tenir a jour les tableaux de bord des depots de plainte et signalements. - Effectuer le publipostage du courrier relatif aux documents, notamment les visites de courtoisie et les courriers locataires. - S'assure du suivi des vehicules ventouses

Analyser, répertorier et classer des documents
Rédiger divers documents
Gérer des plannings
Gérer l'absence de membres du Service
Partager des informations avec les collaborateurs
Communiquer avec divers publics
Alerter son responsable hiérarchique en cas de situation difficile ou complexe

N'hésitez pas à postuler !

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Rémunération Horaire de 11,96 Euros sur 12 mois