Assistant de Direction (h/f)

Votre mission

Adecco Tours Tertiaire recherche pour l'un de ses clients, un assistant administratif H/F pour une mission jusqu'au 1er décembre 2023. Cette mission peut être renouvelé en fonction de la prolongation ou non de l'arrêt maladie.


Vous assurerez le secrétariat et participerez à la gestion du personnel ainsi qu’à la gestion administrative des activités du Service Proximité.


Mission et activités principales du poste :


1. Secrétariat du Service - Enregistrer et suivre le courrier "Arrivée" et "Départ"
- Assurer le secrétariat téléphonique du Service et du Responsable de Service.
- Rédiger tous types de documents (planning, note, courrier...) selon les besoins du Service et les diffuser le cas échéant.
- Tenir a jour les différents documents du Service (liste des bâtiments, mutation des gardiens...).
- Créer et tenir a jour les fiches . secteur . et les fiches . entretien . pour les Surveillants d'Immeubles. - Réaliser diverses opérations de classement et d'archivage.


2. Gestion du personnel
- En cas d'absence du Responsable de Service, organiser les permanences des Charges de Mission.
- Tenir a jour le tableau des astreintes des Surveillant(e)s d'Immeubles et le transmettre en fin de mois au Service des Ressources Humaines.
- Suivre et tenir a jour les plannings des Surveillant(e)s d'Immeubles ainsi que les plannings d'intervention des Surveillant(e)s d'Immeubles Polyvalent(e)s.
- Enregistrer les absences (RTT, conges ou autre,) sur HOROQUARTZ des Surveillants d'Immeubles et les RTT des administratifs.
- Prévoir et gérer les absences des Surveillant(e)s d'Immeubles en relation avec les charges de missions.
- Organiser et suivre le remplacement des Surveillant(e)s d'Immeubles (établissement de la demande, renseignement de l'ordre de mission, suivi, vérification et archivage des factures...).


3. Gestion liée a l'activité du Service
- Enregistrer les réclamations et tenir a jour le fichier . Gardien . sur ULIS. - Connaitre et suivre, le cas échéant, la procédure de mise en fourrière des épaves
-Enregistrer et vérifier les courriers reçus dans le cadre des procédures en matière de troubles.
-Procéder aux transmissions des signalements effectues sous couvert des Charges de Missions.
- Tenir a jour les tableaux de bord des dépôts de plainte et signalements.
- Effectuer le publipostage du courrier relatif aux documents, notamment les visites de courtoisie et les courriers locataires. - S'assure du suivi des véhicules ventouses

Diplôme : Bac+2 en Secrétariat/Assistanat


Expérience professionnelle requise : expérience en secrétariat

• Analyser, répertorier et classer des documents
• Rédiger divers documents
• Gérer des plannings
• Gérer l’absence de membres du Service
• Partager des informations avec les collaborateurs
• Communiquer avec divers publics
• Alerter son responsable hiérarchique en cas de situation difficile ou complexe

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