Assistant de direction (H/F)

Conseil Départemental de la Haute Marne
Direction des Ressources Humaines
1, rue du commandant Hugueny
CS 62127
52905 CHAUMONT CEDEX 9
*** Les candidatures n'ayant pas CV et LETTRE DE MOTIVATION ne seront pas étudiées***

Collaboratrice directe du directeur général des services, assurant l'interface entre l'ensemble des directions et services, la direction générale et le cabinet du Président du conseil départemental, l'assistant(e) de direction apporte une aide permanente dans l'organisation quotidienne de leur travail en termes d'accueil, de gestion du courrier et des agendas, de constitution, de suivi et de classement de dossiers.

L'assistante de direction assure les missions suivantes :
- accueil physique et téléphonique des élus, des agents, des partenaires institutionnels
et des usagers
- orientation et conseil dans leurs démarches des interlocuteurs internes et externes qui formulent une demande
- réception, gestion et ventilation du courrier papier et électronique
- réception, examen, enregistrement et suivi des parapheurs présentés à la signature du Président
du conseil départemental et du directeur général des services
- gestion de l'agenda du directeur général des services
- organisation et planification des réunions
- réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
- dématérialisation des dossiers et gestion de répertoires partagés
- élaboration et suivi de dossiers supports des réunions et notamment ceux des réunions
du comité de direction et des réunions de travail avec le Préfet
- suivi des projets et des activités de la direction générale (présentations, rapports,
comptes rendus, suites réservées aux courriers reçus )
- coordination de la circulation d'informations auprès des directions et des services
(notamment tenue de fichiers-ressources)
- suivi de la permanence de direction ; suivi des congés des directeurs et chefs de services
- participation aux réunions de direction générale

Autres missions:
- coordination et actualisation des bases de données type annuaires et organigrammes
- veille documentaire et revue de presse

L'assistante de direction possède :

les connaissances et compétences suivantes :
- expérience souhaitée dans un poste similaire
- connaissances du fonctionnement des services d'une collectivité / d'une administration,
des circuits et procédures administratives
- maîtrise des techniques de secrétariat et de l'outil informatique (Word, Excel, Outlook, AdobeReader )
- maîtrise de l'expression orale et des techniques d'accueil
- capacités rédactionnelles et prise d'initiative

les qualités comportementales suivantes :
- grandes qualités relationnelles et sens du service public
- méthode, autonomie, rigueur et organisation
- discrétion et confidentialité
- grande disponibilité
- capacité à faire face à une charge de travail soutenue sur une courte période ;
réactivité en cas d'urgence ponctuelle

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2100,00 Euros à 2250,00 Euros sur 12 mois