Assistant de direction (H/F)

MISSION GENERALE:
Assiste le Directeur dans l'organisation fonctionnelle administrative de la Régie et assure le secrétariat du conseil d'administration.

* Activités principales :
- Secrétariat du Directeur et du Président de la Régie :
Gestion des agendas et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés, etc.),
Réception et filtre les appels téléphoniques
Préparation et organisation de la logistique des différents événements et déplacements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques, etc.
Préparation et contrôle des dossiers nécessaires aux missions des Directeur et Président (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, etc.)
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (frappe courriers, rapports techniques, compte-rendu, etc.)
Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus,
Participer à l'organisation du classement papier et GED de la Direction.

- Secrétariat du conseil d'administration :
Assurer l'organisation et la mise en ?uvre des Conseils d'Administration et des commissions
Gérer et suivre l'organisation des séances
Etablir et mettre à jour le calendrier annuel des Conseils et commissions
Préparer les différents ordres du jour
Réceptionner auprès des différents contributeurs les documents préalablement validés par le Président et le Directeur
Préparer les réunions, envoyer les convocations, transmettre les éléments des dossiers aux membres du Conseil dans les délais imposés par le règlement intérieur, suivre les participations (obtention du quorum / tenue du registre des présences pour chaque séance du Conseil)
Assurer la logistique de la séance (conférences téléphoniques, réservations de salle, accueil, pauses, buffets ou déjeuners)
Préparer avant chaque conseil le guide du Président, le tableau des contributeurs et la trame du procès-verbal
Participer aux conseils
Retranscrire les procès-verbaux des Conseils et des Assemblées sur les registres légaux
Assurer le suivi et l'exécution des formalités administratives et juridiques en veillant au respect des délais légaux
Procéder au classement, à la mise à jour et à l'archivage de la documentation
Suivre l'assiduité des administrateurs, gérer et suivre les rémunérations ou remboursement de frais liés à leurs mandats.

* Savoir:
-Connaissances du cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et des services d'eau et d'assainissement
-Connaissances des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
-Une connaissance du fonctionnement d'un établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC) serait un plus.

* Savoir faire:
-Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
-Tableaux de bord et outils de planification et suivi
-Recevoir, filtrer, transmettre et traiter les messages téléphoniques et courriels
-Maîtriser les outils de bureautique, le fonctionnement internet et l'intranet, et notamment maîtrise de la suite Office (Word, Excel, etc )

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Exigé
• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Techniques de prise de notes - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Exigé
• Organiser, coordonner un événement - Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Transmettre de l'information - Souhaité
• Collecter et analyser des informations - Souhaité
• Gérer un planning - Exigé
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier - Souhaité
• Appliquer les règles et procédures en vigueur - Souhaité
• Aptitudes relationnelles et courtoisie - Souhaité
• Aptitudes à la communication orale. - Souhaité
• Autonomie, initiative et travail en équique - Souhaité
• Excellente maitrise de la langue française - Souhaité
• Ponctualité, assiduité, grande disponibilité - Souhaité
• Qualités rédactionnelles avérées - Souhaité
• Respecter les délais réglementaires - Souhaité
• Savoir gérer la polyvalence et les priorités - Souhaité
• sens de la confidentialité et de la discrétion - Souhaité

Langues

Français - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1748,00 Euros sur 12 mois