Assistant de direction (H/au Cabinet Recteur délégué ESRI (H/F)

Poste à pourvoir immédiatement.
Placé sous l'autorité du directeur de cabinet de la rectrice déléguée pour l'Enseignement Supérieur Recherche et Innovation et sous la responsabilité de la cheffe du pôle « Assistance et secrétariat ESRI »,, le titulaire (H/F) du poste est chargé de réaliser l'ensemble des travaux traditionnellement dévolus aux assistants de direction.

- Suivi et classement du courrier.
- Suivi des parapheurs.
- Saisie de données et mise en forme de documents, en tenant compte de la nature du document
et de la charte graphique en vigueur.
- Prises de notes et rédaction de courriers et courriels (et leur transmission).
- Préparation des dossiers (numérique ou imprimés) de la rectrice, du secrétaire général et de
son adjointe et du directeur de cabinet.
- Réponse aux sollicitations téléphoniques et par courrier électronique, avec filtrage et
réacheminement vers les services pertinents.
- Gestion des agendas du cabinet et vérification périodique de l'exactitude des renseignements
qui y sont inscrits.
- Gestion des contacts du cabinet (mise à jour des annuaires)
- Gestion des invitations, des rendez-vous, des réunions et accueil des visiteurs.
- Réservation et préparation des salles de réunions et gestion des prestations associées le cas
échéant (informatique, chevalets, etc.).
- Suivi des itinéraires du chauffeur de la rectrice déléguée pour l'ESRI : transmission de l'agenda
au chauffeur, prise de renseignements sur l'accueil, le stationnement, etc.
- Gestion des fournitures du cabinet et expression des besoins en matériels spécifiques.
- Aide à l'organisation et à la gestion de certaines manifestations commandées par la rectrice
déléguée pour l'ESRI (comités de suivi, missions externes...).
Profil recherché
Connaissances
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs en ligne.
Maîtrise des règles et usages de la communication administrative et protocolaire.
Techniques de secrétariat, de classement et d'archivage.
Compétences opérationnelles
Maîtrise rédactionnelle et communicationnelle. Orthographe et grammaire parfaites exigées.
La maîtrise d'une langue étrangère est un plus.
Capacité à prioriser son travail
Une expérience antérieure dans un cabinet ou en administration centrale ou déconcentrée est un atout
pour le poste
Compétences comportementales
Impérativement, capacité à travailler en équipe et en réseau avec les autres secrétariats du rectorat
Ponctualité dans la prise de poste et dans l'exécution des tâches
Disponibilité et réactivité
Discrétion et rigueur
Organisation et méthode
Conditions particulière d'exercice
Le pôle « Assistance et secrétariat » est organisé en brigade pour permettre une ouverture de 8h30 à
19h00. Le poste proposé ici concerne la deuxième partie de la journée (fin à 19h00).
Pendant les périodes de vacances scolaires, des rotations peuvent être organisées pour assurer la
continuité du service, conduisant à une modification temporaire des horaires du titulaire du poste.
Un jour de télétravail par semaine peut être proposé.

Nature de l'emploi : ouvert aux titulaires et aux contractuels
Rémunération : grille de la fonction publique (cat. B), selon profil et expérience
Management : Non
Expérience souhaitée : confirmée

Horaires : 35H Travail en horaires fractionnés

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Capacité à prioriser son travail - Exigé
• Maîtrise des outils bureautiques et communication - Exigé
• qualités rédactionnelles et communicationnelle - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2000,00 Euros sur 12 mois