Assistant de direction - direction de la restauration (H/F)

Le Crous de Lyon est un Etablissement Public Administratif qui a en charge la gestion des bourses sur critères sociaux, du logement social étudiant et de la restauration universitaire au profit des étudiants de l Académie de Lyon

Mission :
L'assistant H/F se trouve sous l'autorité de la directrice de la restauration et collabore avec plusieurs services.
Elle/il assure des missions administratives variées :
- Préparation, participation et rédaction des comptes rendus de réunions ;
- Réalisation divers travaux de bureautique : courriers, comptes rendus, plannings, avenants, calendriers, déclarations services sanitaires
- Le suivi de dossiers ponctuels nécessitant rigueur, suivi et documentation
- Préparation, participation et rédaction des comptes rendus des réunions métier et des réunions de projets pilotés par le service et les sujets transversaux ;


Activités principales :
- Secrétariat téléphonique et gestion de l'agenda de la directrice de la restauration et des déplacements du coordonnateur technique de la restauration (réservations, ressources, prises de RV, logistique ),
- Suivi et gestion de la boîte mail du service,
- Contrôle de la mise à jour des données restauration du site internet,
- Assure l'interface avec les unités de gestion restauration et en particulier les directeurs,
- Suivi : des calendriers d'ouverture des sites de restauration et mise en ligne, des audits hygiène, de la bonne tenue des rondes des agents de sécurité, des animations en RU et cafétérias, des prestations internes, du recrutement des apprentis,
- Référente archivage pour le service,
- Participation au comité éditorial de l'intranet,
- Réalisation divers travaux de bureautique : courriers, comptes rendus, plannings, avenants
- Force de proposition sur l'organisation administrative du service. Gère le suivi des analyses bactériologiques et alerte les membres du service en cas d'analyse non satisfaisant,
- Gère le suivi du marché de collecte des biodéchets et assure un reporting par unité concernant le gaspillage alimentaire,
- Gère tous les sujets nécessitant une coordination avec les unités de gestion,
- Aide à la préparation des documents du Conseil d'Administration,
- Rédaction des courriers à destination des universités.

Savoir-faire :
Connaissance de l'environnement institutionnel ;
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'établissement ;
Très bonne maîtrise d'outils informatiques : WORD, EXCEL, Power Point, Outlook, internet
Connaissance des outils : VEM, ORION, PPT, Before Izly
Savoir organiser son travail et son temps de travail ;
Bonne capacité rédactionnelle, bonne maîtrise de la communication écrite et orale ;
Capacité à réagir vite, à s'adapter à des situations variées et à hiérarchiser les actions en fonction de leur urgence ;
Rigueur et efficacité dans l'organisation de sa propre activité ;
Savoir où chercher et comment diffuser l'information ;

Savoir-être :
Savoir faire preuve de discrétion ;
Savoir s'organiser et être réactif ;
Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe.

Horaires : 37H30 Travail en journée

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2000,00 Euros à 2100,00 Euros sur 12 mois