Assistant de direction - DGS (H/F)

Avec ses 7 facultés, 8 instituts et écoles, 1 observatoire et 33 laboratoires de recherche, l'Université Paris Est Créteil est présente dans tous les domaines de la connaissance depuis 1970. Acteur majeur de la diffusion de la culture académique , scientifique et technologique, l'établissement dispense un large éventail de formations dans plus de 350 parcours de formation dans toutes les disciplines, du DUT au doctorat.
L'UPEC compte environ 38000 étudiants et 1600 enseignants chercheurs

Sous l'autorité de la Directrice générale des services et de ses adjoints, et en lien étroit avec l'assistant de direction du cabinet, l'assistant de direction de la DGS a pour mission d'assurer des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique de la direction et de réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l'établissement.

Missions

-Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
-Participer à la gestion administrative et financière de la structure en appliquant les procédures dédiées
-Saisir, mettre en forme des documents divers ( rapports, certificats administratifs, compte compte-rendu ), les reproduire et les diffuser
-Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
-Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
-Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données et tableaux de bord
-Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques
-Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
-Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
-Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
-Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
-Classer et archiver des documents.

Connaissances :
- Connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur serait un atout
- Expérience et formation dans le secrétariat, la gestion administrative
- Connaissance de l'environnement informatique (Word - Excel).

Savoir-faire :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Techniques d'expression écrite et orale
- Mettre en ?uvre des procédures et des règles, une démarche qualité
- Aptitude à travailler en équipe.

Savoir-être :
Confidentialité - Discrétion - Rigueur organisationnelle - Sens du relationnel - Autonomie - Réactivité - Disponibilité - Aptitude à anticiper.


Conditions de recrutement :
Poste basé à Créteil - Campus Centre - Collaboration étroite avec les membres de la DGS, du Cabinet et des services centraux de l'Université.

- Ouvert aux :
- titulaires - Rémunération sur la base de la grille indiciaire des techniciens (cat. B) + IFSE B3
- et aux contractuels, CDD 12 mois renouvelable, montant de rémunération à partir de 1588 ? net/mensuel

Prise de fonction dès que possible.

- Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr

Informations : Accompagnement dans l'évolution professionnelle, 47 jours de congés annuels, télétravail partiel, Espaces de restauration pour les personnels, Activités culturelles et de loisirs à tarifs préférentiels, Site directement accessible par RER/Bus/Métro/A4

Horaires : 37H30 Travail en journée

Formations

CAP, BEP et équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2030,00 Euros à 2040,00 Euros sur 12 mois