Assistant de direction de l'Observatoire de Versailles SQY (H/F)

Créée en 1991, l'UVSQ est aujourd'hui le pôle d'enseignement supérieur, de recherche et technologie le plus important des Yvelines. Implantée au c?ur de cinq agglomérations des Yvelines (Versailles, Saint-Quentin-en-Yvelines, Mantes en Yvelines, Rambouillet et Vélizy), l'UVSQ accueille 20000 étudiants et dispose d'un effectif de 1716 agents dont 1020 enseignants-chercheurs et 698 personnels administratifs. L'UVSQ est membre fondateur de l'Université Paris-Saclay.

Sous l'autorité de la responsable administrative, l'assistant-e de direction, réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans le domaine d'activités de l'Observatoire et de ses des deux tutelles : l'UVSQ et l'INSU-CNRS. Il ou elle assure les fonctions polyvalentes d'assistance administrative et logistique de l'OVSQ. Il ou elle réalise le secrétariat de la directrice et de la responsable administrative de la composante. Il ou elle facilite la circulation de l'information au sein de l'Observatoire et doit assurer l'interface avec l'ensemble des communautés UVSQ et INSU-CNRS

Activités principales
- Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Participer à la gestion administrative des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
- Suivre et exécuter le budget pédagogique de la composante, proposer la mise en paiement des heures complémentaires des enseignants permanents et des vacataires
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information
- Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données relatives à la gestion (dossiers partagés notamment)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (LATMOS, LSCE, LIMEEP-PS, IPSL, CEARC, sociétés hébergées ) et externes
- Assurer le soutien logistique des missions de l'observatoire, de manifestations (vendredis de l'OVSQ, événements spatiaux, colloques, conférences, fête de la Science, cérémonie de remise des diplômes )
- Suivre et vérifier les dossiers de demandes de manifestations à l'OVSQ
- Réserver des salles de cours et de réunion sur les applications de gestion UVSQ-LATMOS
- Préparer les dossiers en vue des réunions et différents conseils
- Rédiger des courriers et des comptes-rendus de réunions et de conseils
- Suivre et référencer les conventions en lien avec les partenaires extérieurs, les porteurs de projet, la DRI et le service juridique de l'UVSQ et du CNRS
- Soutien et relai auprès des agents d'accueil du site OVSQ
- Archivage et gestion des besoins en fournitures de bureau

Compétences principales
L'agent devra maîtriser les compétences suivantes :
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche,
Des connaissances de fonctionnement et d'organisation d'un Observatoire des Sciences de l'Univers (OSU) seraient appréciées
Très bonne maîtrise de l'écrit et de l'expression orale
Culture internet
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Connaissance technique des logiciels spécifiques à l'activité (UVSQ et CNRS) : ENT/NAEVA/RESEDA/AGATE/CELCAT/GRR/OSE
Participer à la démarche qualité de la plateforme d'intégration et de tests OVSQ - ISO 9001

Compétences comportementales
Sens de l'organisation
Rigueur
Fiabilité et discrétion
Sens relationnel
Dynamisme
Savoir travailler en situation d'urgence

Environnement et contexte de travail
Composante, service, laboratoire de rattachement : Observatoire de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines 78280 GUYANCOURT
L'OVSQ est une composante de l'UVSQ ayant le statut d'école interne avec des enseignements principalement au niveau master, majoritairement déployés au sein de l'Université Paris-Saclay. Il accueille environ 500 étudiants par an, une quarantaine d'enseignants-chercheurs titulaires et environ 130 vacataires lui sont affectés.
Deux UMRs relevant de l'INSU (LATMOS et LSCE) ; deux EAs de l'UVSQ (LIMEEP-PS et CEARC) et une fédération de recherche (IPSL) lui sont actuellement rattachés.
Variabilité des horaires de travail et astreintes possibles pour les obligations du service, particulièrement pour les évènements de l'OVSQ.

Horaires : 37H30 Travail en journée

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Organiser, coordonner un événement - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 25930,00 Euros sur 12 mois