Assistant de direction corps prefectoral (H/F)

Direction départementale des Territoires de la Savoie
1 rue des Cévennes
73000 CHAMBERY

L'assistant(e) administratif assure conjointement le secrétariat de l'ensemble des membres du corps préfectoral de la préfecture (Préfet, Secrétaire général, Directeur de cabinet) :

- accueil physique et téléphonique,
- assistance administrative, rédaction de courriers et d'invitations,
- gestion des agendas et diffusion aux services (notamment l'agenda du Préfet),
- gestion des déplacements (réservations trains, avions et hôtels),
- filtrage des interlocuteurs,
- planification des tableaux de permanences (corps préfectoral, chauffeurs, SICOM, week-end),
- commande des fournitures,
- planification, organisation et suivi de réunions occasionnelles et régulières, installation des audio-conférences
- constitution de dossiers pour le corps préfectoral avec demande de notes aux services,
- constitution et le suivi de dossiers réservés (évaluations, validation des congés),


Spécificités du poste :

Discrétion, aisance relationnelle.
Disponibilité : l'organisation du pôle secrétariat du corps préfectoral repose sur trois plages horaires distinctes, permettant une couverture journalière optimale.

Environnement professionnel :

Le bureau du cabinet gère les affaires réservées du préfet, organise les déplacements des hautes autorités et personnalités, organise les cérémonies officielles et les réceptions, traite les interventions, les médailles et distinctions honorifiques, et assure le suivi de l'actualité politique des grands élus du département.

Composition du bureau du cabinet :
- une cheffe de bureau et une adjointe,
- une chargée de mission "lutte contre la radicalisation"
- un agent rédacteur-chargé des cérémonies et un agent chargé des distinctions honorifiques
- le secrétariat du corps préfectoral - 3 agents
- l'intendance (7 agents)
- 2 chauffeurs
- 1 concierge
- 1 concierge

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1891,50 Euros sur 12 mois