Assistant de Direction au cabinet du Maire (H/F)

Vous assisterez le Directeur de Cabinet et assurerez le fonctionnement régulier du secrétariat du Cabinet du Maire.
Vous aurez pour principales missions :
- L'accueil téléphonique, la prise de messages et l'orientation de tout appel vers l'interlocuteur idoine ;
- L'analyse de la correspondance (courriers/courriels) du Cabinet du Maire, le respect de son processus de traitement et sa bonne transmission vers les services habilités ;
- La rédaction des courriers à la signature de Monsieur le Maire ou des mémos à l'attention du Directeur de Cabinet ;
- La préparation administrative des dossiers, en relation avec les services de la Mairie ;
- Le secrétariat en lien avec le service prévention-sécurité et piloté par le Cabinet du Maire ;
- La recherche documentaire utile à la prise de décision (à l'attention du Directeur de Cabinet et du Maire) ;
- La gestion des interventions auprès des partenaires institutionnels, publics et privés (Ministères, Préfecture, entreprises ) et la tenue d'un calendrier méticuleux de leur correcte exécution ;
- L'appréciation de la pertinence des diverses sollicitations des institutions, élus et citoyens auprès du Cabinet (et la capacité à réagir de manière adaptée) ;
- La veille informative et pro-active sur les sujets intéressant le Maire et son Cabinet, grâce à une bonne connaissance des enjeux économiques, politiques et sociaux actuels ;
- Le classement et la bonne tenue des archives du Cabinet du Maire ;
- Le respect et le suivi des circuits inter-institutionnels de parapheurs transitant par le Cabinet.
- La prise en charge de diverses mesures d'intendance (gestion des fournitures bureautiques, des réservations de salles, etc.).

De formation Bac + 2 en assistanat de direction, vous avez une première expérience en secrétariat. Vous maîtrisez les outils bureautiques ainsi que d'autres techniques inhérentes au métier. D'excellentes qualités rédactionnelles et une maîtrise parfaite de l'orthographe sont des prérequis pour ce poste.
Véritable point de contact des interlocuteurs internes et externes, vous avez un excellent relationnel et savez travailler en toute discrétion. Vous savez être diplomate et avez le sens du service. Organisation, rigueur, gestion des priorités sont des qualités nécessaires pour ce poste. Vous êtes autonome tout en sachant travailler en équipe.

Rejoignez-nous !
A Meudon, outre un cadre de travail agréable, la gestion personnalisée et optimale de votre carrière ainsi qu'un plan de formation dynamique, vous permettront de développer vos compétences et d'évoluer professionnellement.
De nombreux avantages s'offriront à vous : une prime de fin d'année, un complément indemnitaire annuel, la participation aux mutuelles labellisées et aux frais de transport en commun depuis votre domicile ou le forfait de mobilités durables complèteront votre rémunération. S'ajoutent l'accès aux prestations sociales, l'attention à la qualité de vie et aux conditions de travail (activités sportives, temps collectifs, accès à la formation et aux concours ), une organisation du travail modulable grâce au télétravail, aux horaires variables et, à la possibilité de bénéficier d'un compte épargne temps monétisé si vous ne souhaitez pas utiliser l'ensemble de vos jours de congés et RTT.

Recrutement par voie statutaire dans le cadre d'emplois des adjoints administratifs ou à défaut par voie contractuelle (CDD).
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Horaires : 39H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Rémunération Rémunération statutaire