ASSISTANT D'AGENCE - INGENIERIE (F/H/NG) (H/F)

Aujourd'hui bonne nouvelle, c'est notre agence de Lyon qui recherche son nouveau collaborateur ou sa nouvelle collaboratrice !
Au sein de la pétillante agence lyonnaise, constituée d'une quarantaine de collaborateur-rice-s pluridisciplinaires qui fourmillent toujours plus d'idées nouvelles (développement de marches sensibles avec le club piéton, développement de liens avec des associations locales permettant l'engagement des collaborateurs dans la vie lyonnaise, ...), vous serez basé-e à Villeurbanne, dans nos nouveaux locaux au Carré de Soie.

Vous interviendrez en support des collaborateur-rice-s : Responsable d'agence et de Pôles, Chef-fe-s de Projets, Chargé-e-s d'Etudes, Maîtres d'Oeuvre, Technicien-ne-s... de l'agence.
Vous communiquerez et collaborerez avec eux pour construire une relation de confiance et ainsi pouvoir atteindre ensemble les objectifs de qualité et de délais, dans les meilleures conditions possibles.

Vos missions s'articuleront autour de 3 principaux domaines d'actions :

Assistance Commerciale : téléchargement, transmission et préparation des dossiers de réponse à appels d'offres, vérification de la conformité des pièces administratives, mise à jour des bases de données internes et tableaux de bords de suivi (contacts, propositions commerciales...) ;

Assistance Projet : facturation des contrats de maîtrise d'oeuvre, réalisation et suivi des tableaux de bords, gestion administrative des opérations des collaborateurs dans le respect des procédures qualité internes, traitement, mise en forme en forme et classement les documents projet (rapports, courriers, comptes-rendus...). Eventuellement suivi des situations de travaux ou formation sur le sujet ;

Assistance au fonctionnement de l'Agence : accueil téléphonique et physique, courrier, classement, organisation des RDV / réunions / déplacements, aider à l'arrivée des nouveaux collaborateurs de l'agence, (logistique, informatique...), gestion du parc automobile, participation aux réunions d'agence et réalisation des comptes-rendus associés...

De formation Bac+2/3, BTS/DUT/Licence (Assistant Managers, Gestion des Organisation, Gestion PME/PMI...), vous avez une expérience de 3 ans minimum sur un poste équivalent, acquise idéalement en Bureau d'Etudes, en entreprise du BTP/TP, en cabinet de Géomètre...
Vous avez un bon sens de l'organisation, de la gestion des priorités et le sens des responsabilités.
Vous êtes reconnu-e pour votre esprit d'équipe, pour votre relationnel et votre rigueur.
Parce que notre société regroupe des métiers et profils différents, votre adaptabilité et votre agilité seront des qualités attendues pour une pleine réussite de vos missions.
Vous possédez également un réel dynamisme, le sens du service et une bonne humeur naturelle qui font de vous un élément moteur, tant dans le cadre de vos missions, qu'au sein d'un groupe.
Poste ouvert, à compétences égales, aux travailleur-euse-s en situation de handicap.

Pour postuler : https://apply.humansourcing.com/f/g/n/fr/Z3L/L_IMS_AAI/PE23

Horaires : 37H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Code des marchés publics - Souhaité
• Procédures d'appels d'offres - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération A négocier