Assistant d'administration générale (H/F)

Activités du service
Le Secrétariat Général Commun assure l ensemble des fonctions support pour la préfecture et les deux directions départementales interministérielles. Il comprend 4 bureaux : le bureau interministériel des ressources humaines (BIRH), le bureau interministériel du budget et de la commande publique (BIBCP), le bureau interministériel de la logistique et de l immobilier (BILI) et le bureau interministériel des systèmes d information et de communication (BISIC).

Vos missions principales serons :

- Gérer le standard et l'accueil téléphonique et physique de la sous-préfecture tous les jours de 8H30 à 12H30 et de 14H00 à 16H30.

- Veiller aux règles de sécurité et alerter sur les risques notamment les intrusions.

- Suivre, mettre en place et organiser les salles de réunion y compris visio conférence en fonction du planning de travail du/des responsable(s)

- Mettre en forme des documents ou rédiger des courriers, suivre des dossiers thématiques (excuses remerciements, invitations, cérémonies...)

- Prendre en charge la gestion de dossiers se rapportant à des aspects logistiques (tests informatiques, affichage ) et prendre en charge les aspects logistiques et des moyens matériels des services.

- Gérer la documentation administrative et opérationnelle du service (réalise les revues de presse, annuaires, )

Gestionnaire courrier :

- Réceptionner, classer, enregistrer, transmettre les courriers et courriels y compris sur logiciel spécialisé.

- Organiser, distribuer, transmettre le courrier, assurer le cas échéant les affichages obligatoires.

- Alimenter au fur et à mesure les instruments de suivi.

- Rédiger les accusés de réception et les réponses types, (remerciements, excuses ),

- Préparer le courrier au départ et l'expédition, assurer la tenue du chrono

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Règles et consignes de sécurité - Souhaité
• Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
• Modalités d'accueil - Souhaité
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Actualiser les informations mises à la disposition d'un public - Exigé
• Réaliser une veille documentaire - Exigé
• Contrôler l'accès et la circulation des personnes - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Identifier, traiter une demande client - Souhaité
• Corriger et mettre en forme un document - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Transmettre de l'information - Exigé

Rémunération Mensuel de 1747,20 Euros sur 12 mois