ASSISTANT/ASSISTANTE DES AFFAIRES MÉDICALES (H/F)

DIRECTION ZONALE SECURITE PUBLIQUE SUD (DZSP Sud) / Service Zonal de Gestion Opérationnelle (SZGO)
Secrétariat
2 rue Antoine Becker 13002 MARSEILLE Hôtel de Police

Espaces sociaux de restauration, salle de sport et douches
Métro Joliette - Tram Joliette / République Dames / Sadi Carnot - Bus 49 / 82 / 55
Proximité Joliette, Cathédrale de la Major, MUCEM

CDD POUR 6 MOIS

Vos activités principales
1. Assurer la gestion administrative de proximité sur le volet des affaires médicales des agents de la sécurité publique affectés dans les Bouches-du-Rhône (environ 4 300 agents répartis sur 40 sites) ;
- gestion des actes relatifs aux arrêts maladies (pour le SZGO) et accidents du travail pour l'ensemble des services (plus de 5 000 par an), demandes et suivi des demandes de contrôles, traitement des visites médicales (environ 3 500 / an) ainsi que des postes aménagés ;
- classement d'éléments de dossiers dans un espace aveugle dédié à l'archivage ;
- préparation de la synthèse des dossiers pour les différentes commissions médicales en cas d'absence de l'adjoint au chef de la cellule de l'accompagnement social qui en a la charge : CRI (commission de réforme interdépartementale) - CMI (comité médical interdépartemental des personnels actifs) - CMD (comité médical départemental des personnels administratifs).
2. Assurer l'accueil téléphonique, physique et par mél des différents interlocuteurs (agents, chefs de service, etc.)
- informer les agents, les correspondants dans les services sur la composition des dossiers et leur état d'avancement ;
- travailler en synergie avec les correspondants RH des services d'affectation des agents (situés sur tout le département des Bouches-du-Rhône) et le SGAMI (secrétariat général pour l'administration du ministère de l'intérieur situé à Marseille),
- participer à la gestion des différentes boîtes fonctionnelles de la section ;
- assister le chargé d'accompagnement social dans l'élaboration des réponses à fournir sur les blessés en service et le suivi de leur situation.
3. Préparer les statistiques médicales mensuelles et leur cohérence
- plusieurs tableaux à renseigner au fil de l'eau : bilan social - SGAMI, état des blessés et décédés - SGAMI, état des blessures en service - DCSP, état comparatif des blessures en service des deux dernières années - M. le Préfet de Police, état d'absentéisme médical ;
- élaborer les statistiques demandées ponctuellement par la hiérarchie.
4. Traiter le courrier
- assurer la récupération du courrier et le traitement des dossiers qui sont de la compétence de la section accompagnement ;
- préparer les envois.

Ponctuellement en fonction des besoins du service, vous assurerez les missions annexes suivantes :
- apporter un renfort à des collègues du bureau des ressources humaines en cas de surcharge d'activité ou de sous-effectif ;
- participer à l'animation des référents RH du département.

Objectifs / volet affaires médicales :
* s'adapter au développement de la dématérialisation des procédures et de l'archivage au sein de la cellule accompagnement de proximité et la mettre en ?uvre efficacement ;
* aider le chef de cellule et son adjoint à mettre en place un système d'animation des référents RH du département, formuler des propositions et y participer ;
*résorber le stocks des dossiers de blessures en service à enregistrer sur le logiciel dédié ainsi qu'en assurer le classement aux archives.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
- Régime horaire : 40h30/par semaine - horaires variables - 25 CA + 29 ARTT + 2 jours d'hiver, récup heures supplémentaire 8 demi journées ;
- Disponibilité : organiser ses congés en fonction des échéances liées au poste et en concertation avec le chargé d'accompagnement social ;
- Réorganisation en cours du service en particulier le bureau des ressources humaines et expérimentation d'une nouvelle méthode managériale « osons au SZGO » ;
- environnement professionnel allergène : nombreux documents papier, archivage à assurer dans espace clos, petite manutention à réaliser (dossiers de quelques pages à 1kg à soulever, recours ponctuel à un escabeau ).

Management : non
Télétravail : non

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Législation sociale - Exigé
• Normes rédactionnelles - Exigé
• Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion - Exigé
• Réaliser la gestion des arrêts maladie - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Contrôler la conformité des données ou des documents - Exigé
• Concevoir des supports de suivi et de gestion - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Réaliser des opérations liées à la gestion des ressources humaines - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1830,00 Euros à 1831,00 Euros sur 12 mois