Assistant / Assistante de service formation

L'IFCAS (Institut de Formation du Commerce Alimentaire Spécialisé), est un organisme de formation formant essentiellement des commerçants détaillants alimentaires spécialisés. L'IFCAS a été créé par la fédération patronale qui représente les commerces détaillants alimentaires spécialisés tel que les primeurs et les épiceries fines.

L'IFCAS, organisme de formation d'une fédération, est spécialisé dans le secteur du commerce alimentaire spécialisé. L'IFCAS propose uniquement des formations courtes adaptées aux commerces de détail alimentaire afin que les commerçants (salariés ou chefs d'entreprise non salariés) développent des compétences déjà acquises ou de nouvelles compétences. Nos formations ont lieu partout en France.

Vous serez rattaché(e) à la Déléguée Générale de la fédération et en lien direct avec la responsable de formation.
Vos principales missions seront les suivantes :
- Réalisation de missions de prospection auprès des entreprises
- Mise en ligne des sessions de formation
- Gestion et organisation des formations de l'amont à l'aval (réservation des salles, gestion des inscriptions, des convocations, des conventions de formation, traitement des dossiers post formation, etc.)
- Préparation, vérification et transmission des dossiers de demande de prise en charge auprès des organismes financeurs
- Préparation des contrats de sous traitance pour les formateurs
- Envoi des dossiers aux formateurs
- Tenue des bases de données stagiaires (Excel) - Classement, numérisation, archivage des documents de formation
- Réception du courrier et gestion des appels téléphoniques
- Gestion des réseaux sociaux (en lien avec la responsable communication)

Si vous avez déjà travaillé dans un organisme de formation et que vous connaissez le référentiel Qualiopi, ce sera un atout pour ce poste. La maîtrise du pack office et notamment d'Excel est exigée.

Si vous êtes une personne dynamique, rigoureuse, organisée et capable de vous adapter rapidement, alors, n'hésitez pas à venir nous rejoindre à partir de mi-septembre.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion - Souhaité
• Concevoir des supports de suivi et de gestion - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2100,00 Euros à 2250,00 Euros sur 12 mois