Assistant / Assistante de service formation

Ce poste est à pourvoir au sein de notre établissement : PROVENCE FORMATION, association Loi 1901 sous contrat avec l'état, spécialisée dans l'enseignement en initial, a créé son Centre de Formation d'Apprentis en 2019. Forte de ses 3 000 élèves et de ses 7 Lycées Polyvalents et professionnels, l'association consolide son développement sur des valeurs de bienveillance et d'accompagnement personnalisé de nos jeunes apprenants.
Secteur en pleine croissance, le CFA Provence Formation a multiplié ses contrats par trois en 4 ans. Pour faire face à cet accroissement d'activité, nous recrutons un-e assistant-e administratif.ve au sein du service alternance et apprentissage.
Missions
Le traitement administratif et financier des Apprentis et Stagiaires
- Etablir les dossiers administratifs numériques des alternants et stagiaires, assurer leur suivi et archivage. Centraliser et relancer les centres (planning, rupture, contrats, statut SFP )
- Effectuer le suivi administratif des dossiers, relances OPCO, entreprises, collectivités
- Renseigner les informations sur le logiciel YPAREO
- Centraliser et transmettre les documents liés au parcours de formation (convocations, programmes, engagements, attestations )
- Centraliser les feuilles d'émargements et attestations de présence
- Effectuer le suivi des présences et les renseigner dans le logiciel YPAREO
- Gérer les Cartes d'Etudiant des Métiers
- Traiter les demandes d'aide au Permis de conduire, les frais de premiers équipements
- Traiter les données des enquêtes d'évaluation et établir les bilans de formation
- Assurer la saisie des éléments financiers dans YPAREO
- Préparer et transmettre les éléments nécessaires à la facturation
- Suivre les dossiers spécifiques de gestion afférents au service

Le fonctionnement du CFA et ses activités diverses
- Préparer et participer aux réunions de secteur de l'alternance
- Préparer les éléments des conseils de perfectionnement
- Assurer la transmission des documents concernant les formateurs indépendants (convention, vérification de déclaration des heures )
- Participer à la campagne de collecte de la taxe d'apprentissage
- Aider à la préparation des différents bilans du CFA
- Aider à la préparation des audits certification du CFA

Profil :
Idéalement titulaire d'un diplôme de niveau BAC + 2, vous vous intéressez au domaine de la formation. Justifier d'une expérience significative dans ce type de poste ou bien d'une expérience réussie en gestion administrative dans le domaine de la formation et l'apprentissage, serait un plus.
Vous connaissez les outils informatiques (pack office, Outlook)
Très rigoureux(se), vous savez vous organiser en autonomie.

Conditions :
Salaire fixe : Strate III degrés 5 de la Convention collective des Etablissements privés.
Temps complet : 151,67 heures mensuel - 8 semaines de congés payés + 2 semaines environ de repos compensateur (variable selon planning)
Intéressement : Epargne Salariale

Horaires : 36H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Législation sociale - Souhaité
• Réaliser des déclarations réglementaires - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1935,00 Euros à 1936,00 Euros sur 12 mois